SimpleFinance Contratos de mantenimiento y abonos
Un contrato define, para un cliente y sus equipos, qué cubre (mano de obra, repuestos o nada), a qué valor hora se le cobra, en cuánto tiempo hay que resolver (SLA) y si se le factura antes o después del trabajo. Si además tiene un abono, el sistema genera los períodos a facturar todos los meses (o cada el plazo que elijas).
Antes de empezar
- El cliente y sus equipos tienen que estar cargados. Ver Equipos, modelos y ubicaciones técnicas.
- Para enviar el contrato por mail, tu correo saliente tiene que estar configurado y el cliente debería tener email.
- Para facturar abonos con CAE necesitás ARCA. Sin ARCA, sale una proforma.
Crear un contrato
1. Abrí el formulario
En Contratos, hacé clic en + Nuevo contrato.
2. Completá los datos
| Campo | Qué es | Obligatorio |
|---|---|---|
| Cliente * | El cliente del contrato. No se cambia después | Sí |
| Nombre * | Ej.: Abono mensual flota | Sí |
| Qué cubre | Nada (solo SLA / valor hora), Mano de obra, Repuestos o Mano de obra y repuestos | Sí |
| Valor hora del contrato | El valor hora que se le cobra a este cliente, si es distinto del del técnico | No |
| SLA respuesta (horas) | En cuánto tiempo te comprometés a responder | No |
| SLA resolución (horas) | En cuánto tiempo te comprometés a resolver. Con esto se calcula el vencimiento de cada orden | No |
| Facturación | Después del trabajo o Anticipada | Sí |
| Desde y Hasta | Vigencia. Desde viene con la fecha de hoy. Sin Hasta, no tiene fin | No |
| Estado | Borrador, Vigente, Suspendido o Rescindido | Sí |
| Motivo | Aparece si está Suspendido o Rescindido. Ej.: falta de pago | No |
| Términos del contrato | Alcance, condiciones, exclusiones. Sale en el PDF | No |
3. Cargá el abono (si se factura periódicamente)
En el bloque Abono (facturación periódica):
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Monto neto por período | El importe sin IVA. Vacío = sin abono |
| Cada | Mensual, Bimestral, Trimestral, Semestral o Anual |
| Día de facturación (1-28) | Qué día del mes se genera el período |
| IVA | 21 %, 10,5 %, 27 % o Exento |
| Concepto en la factura | Ej.: Abono de mantenimiento preventivo flota |
| Facturar automáticamente cada período | Si lo tildás, cada período se factura solo. Si no, queda en Abonos a facturar para hacerlo con un clic |
Hacé clic en Guardar. El contrato nace con número CT-0001, CT-0002…
⚠️ Importante: en automático, cada período se emite solo con el mismo circuito que el cierre de una orden: factura electrónica si tenés ARCA (o proforma) y débito en la cuenta corriente del cliente.
4. Vinculá los equipos
En la fila del contrato, hacé clic en Equipos. Aparecen los equipos de ese cliente: tildá los que cubre el contrato. Se guarda al instante.
⚠️ Importante: el contrato se aplica a una orden si el equipo de la orden está vinculado al contrato y el contrato está Vigente y dentro de sus fechas.
Contrato general del cliente. Un contrato Vigente sin equipos vinculados cubre a todo el cliente en las órdenes que se crean directamente (con + Nueva orden o desde el portal del técnico), cuando el equipo no tiene un contrato propio o la orden no tiene equipo. Al convertir un aviso en orden, en cambio, solo se toma el contrato vinculado al equipo.
Qué hace el contrato en las órdenes
Cuando creás una orden de un equipo con contrato vigente:
- La orden muestra Contrato en su detalle.
- El valor hora del contrato tiene prioridad sobre el del técnico y sobre la tarifa general.
- Lo que el contrato cubre (mano de obra, repuestos o ambos) se descuenta de lo que se le factura al cliente y aparece como Cubierto por contrato en los totales. El costo real del equipo no baja.
- Si el contrato tiene SLA resolución, la orden calcula su vencimiento al crearse, tanto al convertir un aviso como en una orden directa. Las órdenes fuera de SLA se marcan en el listado, en el Tablero y en la campanita.
- Si el contrato es de facturación anticipada, la orden te recuerda que la factures antes de empezar. Ver Órdenes de servicio.
Cambiar lo que cubre un contrato no recalcula las órdenes ya cerradas.
Estados del contrato
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | Todavía no rige |
| Vigente | Se aplica a las órdenes nuevas y genera abonos |
| Suspendido | En pausa (por ejemplo, por falta de pago). No se aplica |
| Vencido | Estaba vigente y pasó su fecha Hasta. Se muestra solo, sin que nadie lo cambie |
| Rescindido | Terminado antes de tiempo |
Solo los contratos Vigentes se aplican a las órdenes y generan abonos. La campanita te avisa los que vencen en los próximos 30 días.
Imprimir y enviar el contrato
- 🖨 PDF: abre el contrato en PDF, con sus términos.
- ✉ Enviar: abre Enviar CT-… por email. Completá Email del cliente (vacío = el email cargado en el cliente) y un Mensaje (opcional), y hacé clic en ✉ Enviar. El mail sale con la marca de tu negocio y el PDF adjunto. Debajo ves cuándo y a quién se mandó la última vez; en el listado aparece "Enviado …".
Abonos a facturar
En 🔧 Taller y Mantenimiento → Abonos a facturar están los períodos que generan los contratos con abono.
Cómo se generan
Cada contrato Vigente con abono genera su período el día de facturación: el proceso corre todas las mañanas. El primer período arranca en el primer día de facturación desde la fecha Desde del contrato. Si el contrato tiene fecha Hasta, no se generan períodos posteriores.
- Los que están en automático se facturan solos.
- El resto queda en esta pantalla en A facturar.
Si querés generarlos ya, hacé clic en ⟳ Generar períodos. No duplica: si un período ya existe, no lo vuelve a crear.
Indicadores
- A facturar: cuántos períodos esperan factura y su monto neto.
- Con error: períodos que no se pudieron facturar.
- Contratos con abono: cuántos, y cuántos en automático.
Facturar
- Facturar, en la fila del período: confirma y genera la venta, la factura (o proforma) por el neto + IVA y el débito en la cuenta corriente del cliente.
- Facturar todos los pendientes: factura de una vez todos los A facturar y Con error. Al terminar te dice cuántos salieron y cuántos dieron error.
Si un período no se puede facturar (por ejemplo, un problema con ARCA), queda Con error con el motivo debajo del concepto. Corregí la causa y volvé a facturarlo.
Anular
Anular saca un período que no corresponde facturar. Te pide un motivo opcional. Solo se anulan los períodos A facturar o Con error: uno ya facturado se revierte con una Nota de Crédito desde Facturas.
Estados del período
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| A facturar | Generado, esperando la factura |
| Facturado | Ya tiene venta. Lo ves en Ventas |
| Con error | Se intentó facturar y falló |
| Anulado | No se factura |
Abajo, la tabla Contratos con abono muestra cada contrato con su monto, cada cuánto, el Próximo período y si la facturación es Automática o Con un clic.
Si algo no sale como esperabas
"Elegí el cliente y poné un nombre al contrato". Son los dos datos obligatorios.
"El monto del abono tiene que ser mayor a 0". Si no hay abono, dejá el monto vacío.
"El día de facturación del abono va del 1 al 28". Elegí un día que exista en todos los meses.
"El cliente … no tiene equipos cargados. Cargalos en Equipos." No hay equipos de ese cliente para vincular.
"Falta un email válido del cliente (cargalo en el cliente o escribilo acá)". Escribí el email en la ventana de envío.
No veo el bloque Abono ni el valor hora en el listado. Tu rol no ve importes. Si recién creás el primer contrato de la empresa y no aparece el bloque Abono, guardalo y volvé a abrirlo con ✎ Editar.
"No hay períodos nuevos para generar: todos los contratos están al día." Todavía no llegó el día de facturación de ningún contrato.
No veo "Abonos a facturar" en el menú. La sección requiere ver importes del Taller.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener un contrato sin abono? Sí. Muchos contratos solo fijan cobertura, valor hora y SLA, y se factura por orden.
¿Cómo manejo un equipo que alquilo con mantenimiento incluido? Cargá el equipo como propio, hacé un contrato con el cliente con su abono, y registrá el mantenimiento como órdenes internas.
¿Se borran los contratos? No. Pasalos a Rescindido o Suspendido.
Ver también
Actualizado: 09/10/2026