SimpleFinance Órdenes de compra
Armá el pedido formal a un proveedor, mandáselo por email o en PDF, y seguí en qué estado está hasta que llega la mercadería y la factura.
Antes de empezar
- El módulo Compras tiene que estar activo. Lo prende el Administrador en Sistema → Empresa / Usuarios → Módulos activos.
- Tené cargado el proveedor. Ver Alta de proveedores.
- Tené cargados los productos que vas a pedir: la orden se arma eligiendo productos del catálogo, no escribiendo texto libre. Ver Cargar y administrar productos.
- Si vas a mandar la orden por email, el proveedor tiene que tener email cargado en su ficha.
- Para poder recibir después, necesitás al menos un depósito creado. Ver Plantas y depósitos.
Paso a paso
1. Abrí una orden nueva
En Compras → Órdenes de Compra, hacé clic en + Nueva orden.
2. Elegí el proveedor y el destino
Proveedor * es obligatorio: escribí parte del nombre en Buscar proveedor por nombre… y elegilo de los resultados. Depósito destino es opcional: si lo dejás en — Elegir al recibir — vas a elegir el depósito recién al recibir la mercadería.
3. Cargá las fechas y la moneda
Fecha viene con el día de hoy. Entrega esperada es opcional, pero conviene cargarla: es la que usa el sistema para calcular el cumplimiento del proveedor.
4. Agregá los ítems
Por cada renglón buscá el producto (Buscar por nombre, SKU o código...), cargá la Cant. y el Costo unit. El costo se completa solo con el costo cargado en el producto (o, si no tiene, con su costo promedio), y lo podés cambiar. El subtotal se calcula solo. Con + Ítem agregás renglones y con la ✕ los sacás.
Si el producto no existe, en la lista aparece + Crear producto "…", que abre Crear producto rápido y lo deja cargado en el renglón.
✅ Consejo: con el proveedor elegido, tocá 🪄 Traer productos del proveedor. Se abre una lista con los productos que tienen a ese proveedor asignado en su ficha, con su stock y su costo. Los que están bajo mínimo vienen tildados con la cantidad sugerida para llegar al stock máximo. Usá Marcar todos, Ninguno o Solo bajo mínimo, ajustá cantidades y tocá Agregar seleccionados. Si elegís productos con costos en monedas distintas, el sistema te pide hacer una orden por moneda.
El Total que ves abajo es la suma de los ítems, sin IVA.
5. Guardá
Crear orden genera el número correlativo (OC-000001, OC-000002…) y la deja en Borrador.
6. Enviala o confirmala
Desde la fila de la orden:
- PDF abre la orden lista para imprimir o guardar, con los datos de tu empresa y del proveedor.
- Enviar (solo en Borrador) manda la orden por email al proveedor y la pasa a Enviada.
- Confirmar (en Borrador o Enviada) la pasa a Confirmada. Recién en ese estado se puede registrar la recepción.
- Editar aparece mientras está en Borrador.
- ✕ cancela la orden (te pide confirmación).
- Ver abre el detalle con los ítems, lo recibido, las recepciones y las facturas asociadas, y los mismos botones de acción: Enviar por email, Confirmar orden, Registrar recepción, Registrar factura y Cancelar orden.
Arriba del listado tenés el buscador Buscar por N° o proveedor... y el filtro de estado. El listado va de a 50 órdenes por página.
Campos del formulario
| Campo | ¿Obligatorio? | Qué poner |
|---|---|---|
| Proveedor | Sí | El proveedor al que le comprás. Se elige de la lista |
| Depósito destino | No | Dónde va a entrar la mercadería. Se puede definir al recibir |
| Fecha | Sí (viene cargada) | La fecha de la orden |
| Entrega esperada | No | Cuándo esperás recibirla. Se usa para medir el cumplimiento del proveedor |
| Moneda | Sí (viene ARS) | La moneda de la orden |
| Producto (por ítem) | Sí | El producto del catálogo |
| Cantidad (por ítem) | Sí | Cuánto pedís. Mayor a cero |
| Costo unitario (por ítem) | Sí | El precio por unidad que acordaste, sin IVA |
| Notas | No | Condiciones, número de pedido del proveedor, lo que necesites |
Cómo funciona
El total de la orden no lleva IVA. Es la suma de cantidad × costo unitario de cada ítem. El IVA, las percepciones y el total real del comprobante se cargan cuando registrás la factura del proveedor.
Una orden se edita solo en Borrador. Desde Enviada en adelante los ítems quedan fijos. Al editar un borrador, los ítems se reemplazan por completo por los que dejás en pantalla.
Enviar por email exige el email del proveedor. Si no lo tiene cargado vas a ver "El proveedor no tiene email registrado". La orden pasa a Enviada únicamente si el correo salió bien: si el envío falla, sigue en Borrador.
El envío por email se hace una vez. El botón Enviar (en la fila) y Enviar por email (en el detalle) solo aparecen mientras la orden está en Borrador. Si el proveedor necesita otra copia, descargá el PDF y mandáselo vos.
No hay paso de aprobación. La orden va de Borrador a Confirmada directamente. Si tu empresa necesita un visto bueno, usá Borrador como bandeja de espera y que la confirme quien controla.
Las órdenes no se eliminan desde la pantalla, se cancelan. Una orden cancelada queda en el listado con su número y su historia. Se puede cancelar mientras esté en Borrador, Enviada, Confirmada o Recibida parcial.
El estado avanza solo con la recepción y la factura. Cuando recibís, la orden pasa a Recibida parcial o Recibida total según lo que falte. Cuando registrás la factura y ya estaba todo recibido, pasa a Facturada.
Los indicadores de arriba cuentan: Órdenes abiertas son todas las que no están Facturadas ni Canceladas; Por recibir son las Confirmadas y las Recibidas parciales; Total comprometido es la suma de las órdenes no canceladas.
Si algo no sale como esperabas
| Qué ves | Qué pasó | Qué hacer |
|---|---|---|
| "Elegí un proveedor" | Falta el proveedor | Elegilo de la lista. Si no está, cargalo en Datos Maestros → Proveedores |
| "Agregá al menos un ítem con producto y cantidad" | Hay renglones vacíos | Completá producto y cantidad en al menos un renglón |
| "El proveedor no tiene email registrado" | Quisiste enviar por email sin email cargado | Cargá el email en la ficha del proveedor y volvé a intentar |
| "No se pudo enviar el email al proveedor" | La casilla de salida de tu empresa no está configurada o rechazó el envío | Revisá Sistema → Configuraciones → Correo. Mientras tanto, mandá el PDF a mano |
| "Solo se puede editar una orden en borrador" | La orden ya se envió o confirmó | Cancelala y creá una nueva con los datos correctos |
| "No se puede pasar de confirmada a enviada" | Los estados avanzan en un solo sentido | Desde Confirmada solo se puede cancelar o recibir |
| El botón PDF no abre nada | El navegador bloqueó la ventana emergente | Permití las ventanas emergentes para el sitio |
Preguntas frecuentes
¿Puedo pedir algo que no está en el catálogo de productos? Los ítems siempre son productos del catálogo, pero no hace falta salir de la orden: escribí el nombre en el buscador del renglón y tocá + Crear producto "…". Después completale la ficha en Inventario → Productos.
¿Puedo poner un descuento? No hay campo de descuento. Cargá el costo unitario ya con el descuento aplicado y dejá la explicación en Notas.
¿Puedo adjuntar el presupuesto del proveedor a la orden? En la orden no. El adjunto se sube en la factura de compra, cuando la cargás.
¿Puedo recibir más de lo que pedí? No. El sistema no deja recibir más de lo pendiente por ítem.
¿Qué pasa si el proveedor me factura distinto de lo que pedí? Cargá la factura con el total real del comprobante. La deuda con el proveedor sale de la factura, no de la orden.
Ver también
- El circuito de compras
- Recepción de mercadería
- Facturas de compra
- Alta de proveedores
- Cargar y administrar productos
Actualizado: 09/10/2026