SimpleFinance Preventivo y hojas de ruta
Programá el mantenimiento de cada equipo por fecha, horas de uso, kilómetros o cualquier contador, lo que llegue primero. El plan te avisa cuando se acerca el service y, si está en automático, genera la orden solo, con sus pasos, sus repuestos y su técnico. Las hojas de ruta son las plantillas de pasos y materiales que usan los planes y las órdenes.
Antes de empezar
- El equipo tiene que estar cargado, con sus horas de uso o kilometraje al día. Ver Equipos, modelos y ubicaciones técnicas.
- Si el plan va por un contador propio (ciclos, piezas, metros), creá antes el tipo de medición como Contador. Ver Mediciones.
- Conviene tener la hoja de ruta del service armada (abajo).
- Para que los planes generen órdenes solos, la opción Generar automáticamente las órdenes de los planes en automático tiene que estar prendida en la configuración. Ver Configuración del taller.
Hojas de ruta
Una hoja de ruta es una plantilla reutilizable: por ejemplo, "Service 500 h" o "Cambio de aceite". Tiene los pasos del trabajo y los materiales que usa. Al aplicarla a una orden, los pasos se copian al checklist y los materiales entran como repuestos planificados, listos para retirar con un clic.
1. Creá la hoja de ruta
En Hojas de ruta, hacé clic en + Nueva hoja de ruta.
| Campo | Qué es | Obligatorio |
|---|---|---|
| Nombre * | Ej.: Service 500 h autoelevador | Sí |
| Tipo de orden | Para qué tipo de trabajo es, o Cualquiera | No |
| Descripción | Texto libre | No |
2. Cargá los pasos
La tabla Pasos arranca con una fila. En cada una completá Paso * (ej.: "Cambiar filtro hidráulico"), un Detalle opcional y las Horas estimadas. Con + Agregar paso sumás filas, con ↑ y ↓ cambiás el orden y con ✕ sacás una. El título suma las horas estimadas.
3. Cargá los materiales
En Materiales que usa, buscá cada repuesto del inventario, poné la Cantidad y una Nota opcional, y hacé clic en + Agregar.
4. Guardá
Hacé clic en Guardar. En el listado ves la cantidad de pasos, de materiales y el tiempo estimado total.
✅ Consejo: las horas estimadas de los pasos sirven para la agenda: una orden preventiva con hoja de ruta ocupa en la agenda la suma de esas horas. Las horas reales se cargan aparte, en la mano de obra de la orden.
Cambiar una hoja de ruta no modifica las órdenes que ya la aplicaron: cada orden tiene su propia copia. Para dejar de usarla, editala y destildá Activa. Una hoja de ruta que ya usan órdenes o planes no se puede eliminar.
Planes preventivos
1. Creá el plan
En Preventivo, hacé clic en + Nuevo plan.
| Campo | Qué es | Obligatorio |
|---|---|---|
| Equipo * | A qué equipo se le hace. No se cambia después | Sí |
| Nombre * | Ej.: Service 500 h | Sí |
| Cada (horas de uso) | Cada cuántas horas | Al menos una periodicidad |
| Cada (km) | Cada cuántos kilómetros | Al menos una periodicidad |
| Cada (días) | Cada cuántos días | Al menos una periodicidad |
| Avisar con (horas antes), (km antes), (días antes) | Cuánto antes pasa a Por vencer | No |
| Otro contador (ciclos, metros…) | Un contador propio. Aparece si tenés alguno creado | No |
| Cada (del contador) y Avisar con (antes) | La periodicidad y el aviso de ese contador | Sí, si elegiste contador |
| Hoja de ruta del service | Los pasos y materiales que lleva la orden | No |
| Técnico que lo hace | A quién se le asigna la orden. Sin asignar si lo decidís en la agenda | No |
| Automático: generar la orden sola cuando vence o está por vencer | Viene tildado en los planes nuevos | No |
| Avisarle al cliente por mail (con el evento para su calendario) | Le llega al dueño del equipo cuando se programa el service | No |
Hacé clic en Guardar.
El plan vence por lo que llegue primero: si es cada 500 horas o cada 180 días, dispara con la primera de las dos. El próximo service se calcula desde la lectura actual del equipo.
⚠️ Importante: si guardás un plan que ya está vencido o por vencer y está en automático, la orden se genera en el momento y te avisa: "El plan ya está …: se generó la orden OS-…, programada …".
2. Seguí el estado
Cada plan muestra un semáforo:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Vigente | Todavía falta para el service |
| Por vencer | Entró en la ventana de aviso ("Avisar con") |
| Vencido | Pasó la fecha, las horas, los km o el contador |
Las columnas del listado son Plan (con "⚙ Automático" o "Manual" y el técnico), Equipo (con las horas y km de hoy), Cada, Próximo, Hoja de ruta, Orden (la orden en curso, con su fecha), Estado y Acciones. Arriba tenés el buscador y el filtro Vencidos, Por vencer o Vigentes.
Los planes vencidos y por vencer también aparecen en el Tablero y, los vencidos sin orden, en la campanita.
3. Generá la orden
Hay tres formas:
- Automática: los planes en automático generan su orden solos, todas las mañanas temprano y también en el momento en que se carga una lectura de horas, km o contador que los deja vencidos o por vencer.
- → Orden, en la fila del plan: la genera a mano, aunque el plan no esté en automático. Aparece si el plan está activo y no tiene una orden en curso.
- ⟳ Generar órdenes vencidas, arriba: corre ahora el mismo proceso de cada mañana para todos los planes en automático. Si ves importes, también genera y factura los abonos que correspondan (ver Contratos y abonos).
Un plan con una orden en curso no genera otra.
Cómo nace la orden preventiva:
- Tipo Preventivo, lugar En taller, modalidad según el equipo (interna si es propio, facturable si es de un cliente).
- Con los pasos y materiales de la hoja de ruta, más la lista de materiales del equipo, como planificados.
- Con el técnico del plan.
- Programada para la fecha del vencimiento, a la hora de la configuración (si cae sábado o domingo, se adelanta al viernes). Si ya está vencida, va al próximo día hábil.
- El técnico recibe el aviso con el evento de calendario, y el cliente también, si el plan y la configuración lo permiten.
4. Cerrala y el plan se reprograma
Al cerrar la orden preventiva, el plan calcula solo el próximo service desde la lectura actual del equipo y la fecha en que se realizó el trabajo, y te lo informa: "Plan preventivo reprogramado: próximo service el …". El plan vuelve a Vigente y queda libre para la próxima orden.
Service hecho por fuera: ✓ Realizado
Si el service se hizo sin pasar por una orden (o la orden generada se canceló), hacé clic en ✓ Realizado:
- Cargá las Horas de uso al hacerlo (te muestra las de hoy), los Km al hacerlo y, si el plan va por contador, su valor.
- Elegí la Fecha.
- Hacé clic en Registrar.
El plan se reprograma desde esa lectura y esa fecha. Si tenía una orden cancelada, queda libre para la próxima.
Editar o desactivar un plan
- ✎ Editar: cambia todo menos el equipo.
- Desactivar: el plan deja de controlarse y de generar órdenes. Activar lo vuelve a prender.
Los planes no se eliminan: desactivalos.
Si algo no sale como esperabas
"Elegí el equipo y poné un nombre al plan". Son los dos datos obligatorios.
"Definí al menos una periodicidad: cada X horas, km, días o del contador". Completá al menos uno de los campos Cada.
"Con un contador, indicá cada cuánto". Elegiste un contador pero no la periodicidad.
"El preventivo automático está apagado en la configuración del módulo." Prendé Generar automáticamente las órdenes de los planes en automático en Configuración.
"No hay planes automáticos vencidos ni por vencer sin orden." No había nada para generar.
"El plan ya tiene la orden OS-… abierta". Terminá o cancelá esa orden antes de generar otra.
El plan está vencido pero no generó la orden. Revisá que esté en Automático, que el preventivo automático esté prendido en la configuración y que el equipo no esté de Baja.
"No se puede borrar: la usan … Desactivala en su lugar." La hoja de ruta ya se usó.
"La hoja de ruta está desactivada". Activala o elegí otra.
Preguntas frecuentes
¿Por qué el plan no vence por horas si no cargo lecturas? Porque el sistema no sabe cuántas horas tiene el equipo. Cargá las lecturas en la ficha, en el aviso o desde el portal del técnico.
¿Puedo tener varios planes para un mismo equipo? Sí. Por ejemplo, un "Service 250 h" y un "Service anual".
¿El cliente recibe un mail en cada service? Sí, si el plan tiene tildado Avisarle al cliente por mail y la configuración tiene prendido el aviso al cliente. El cliente necesita email en su ficha.
Ver también
Actualizado: 09/10/2026