SimpleFinance Configurar el portal
Todo lo que hay que dejar listo del lado de la administración para que tus socios o pacientes entren al portal: el subdominio, invitar a la gente, compartir la dirección y decidir qué van a encontrar adentro.
Antes de empezar
- La empresa tiene que operar con el rubro Gimnasio (desde Pyme Plus) o Salud (desde Pyme). El rubro se elige al crear la empresa.
- Cada socio o paciente que vayas a invitar tiene que tener su email cargado en la ficha.
- Para que las invitaciones salgan desde tu casilla, configurá Configuraciones → 📧 Email (SMTP).
- Para cobrar online, configurá Configuraciones → 💳 Mercado Pago.
Cómo se habilita
No hay un interruptor de "prender el portal". El portal existe desde el momento en que la empresa opera con el rubro Gimnasio o Salud y tiene su subdominio activo, y se abre persona por persona: cada socio o paciente que invitás pasa a tener acceso, y nadie más entra.
Eso quiere decir que podés arrancar de a poco. Invitá primero a un par de socios de confianza, mirá cómo lo usan, y después mandá el resto. Y si alguno se te complica, le revocás el acceso y listo: la membresía no se toca.
Paso a paso
1. Elegí el subdominio de tu portal
Entrá a Configuraciones → pestaña 🎨 Identidad / Marca y bajá hasta el bloque 🔗 Subdominio del portal.
- Escribí un nombre corto: de 3 a 40 caracteres, en minúsculas, con números o guiones (por ejemplo
mi-gimnasio). Al lado ves el resto de la dirección:.portal.rinoxcs.com. - Tocá Guardar subdominio. Debajo aparece la dirección completa, por ejemplo
https://mi-gimnasio.portal.rinoxcs.com. - Avisanos a soporte@rinoxcs.com para que activemos el subdominio. Hasta que esté activo, la dirección no abre.
Esa es la dirección de tu portal: va en los correos de invitación y de bienvenida, y es la que tus socios o pacientes tienen que usar para entrar.
2. Dejá lista la marca
Entrá a Configuraciones → pestaña 🎨 Identidad / Marca y cargá al menos el nombre público y el logo. Es lo primero que ve el socio al abrir el portal, y es el nombre que sale en el asunto de los correos de invitación. El detalle está en Identidad de marca.
3. Verificá el email del socio
En Socios, abrí la ficha con Editar y revisá el campo Email. Ahí va a llegar la invitación. Si está vacío, la invitación no sale.
4. Invitá
En la fila del socio tocá Invitar. Se abre una confirmación que te dice a qué correo se va a mandar:
¿Invitar a <nombre> al portal del socio? Se le manda un email <a su dirección> con el link para definir su contraseña y entrar.
Aceptá. Cuando termina, ves el mensaje "Invitación enviada a <correo>".
Se invita de a uno. Podés recorrer la lista e ir invitando fila por fila; mientras una invitación está saliendo, el resto de los botones queda en espera un instante.
La columna Portal te va marcando en qué está cada socio y el botón de su fila cambia con ese estado:
| Columna Portal | Botón | Qué hace |
|---|---|---|
| Sin acceso | Invitar | Manda el correo para definir la contraseña |
| Invitación pendiente | Reenviar | Manda una invitación nueva, con enlace nuevo |
| Activo | Revocar | Corta el acceso al portal, sin tocar la membresía |
| Revocado | Reactivar | Devuelve el acceso; si nunca hubo contraseña, reinvita |
5. Mandá a otra dirección, si hace falta
La invitación sale al email de la ficha del socio. Si querés que llegue a otro lado —el correo del padre de un socio menor, por ejemplo— cambiá el email en la ficha antes de invitar.
6. Confirmá que entró
El socio define su contraseña desde el enlace del correo y queda adentro. En ese momento le llega un segundo correo, de bienvenida, con su usuario y el botón para volver a entrar. En el listado, la columna Portal de su fila pasa a Activo.
7. Cortá un acceso cuando haga falta
En la fila del socio tocá Revocar y confirmá. La persona deja de poder iniciar sesión —y si tenía la sesión abierta en el celular, deja de servirle— pero sigue siendo socio: se le siguen generando cuotas y le podés cobrar igual.
Para devolvérselo, tocá Reactivar en la misma fila. Si ya tenía contraseña vuelve a entrar con esa, y le llega un correo "¡Tu acceso al portal está de vuelta!". Si nunca llegó a definirla, se le reenvía la invitación.
8. Compartí la dirección del portal
Compartí la dirección de tu subdominio. Lo más rápido es copiarla desde la tarjeta Link del portal, arriba del listado de Socios (o de Pacientes), con el botón Copiar. Es la misma que ves en 🔗 Subdominio del portal y la del botón Entrar a mi portal del correo de bienvenida; si tu empresa tiene un dominio propio para el portal, la tarjeta muestra ese. Es la misma para toda tu empresa: copiala y pegala donde quieras.
Si todavía no elegiste el subdominio, la tarjeta muestra debajo, en amarillo, el aviso "Configurá el subdominio de tu portal en Configuración → Identidad / Marca para tener tu link propio". En ese caso no difundas el link de la tarjeta: hacé primero el paso 1.
La dirección del portal, en criollo
El portal no vive en la misma dirección que usás vos para administrar. Es una aplicación aparte, con su propia dirección web, pensada para el celular.
Esa dirección es una sola para toda tu empresa —tu subdominio— y es la misma para todos tus socios o pacientes. La tenés en tres lugares:
- En la tarjeta Link del portal, arriba del listado de Socios o Pacientes, con el botón Copiar.
- En Configuraciones → 🎨 Identidad / Marca → 🔗 Subdominio del portal.
- En el correo de bienvenida que recibe cada persona, en el botón Entrar a mi portal.
No confundas esa dirección con el enlace del correo de invitación: ese es personal, sirve una sola vez y no hay que difundirlo.
Con esa dirección podés:
- Ponerla en tu biografía de Instagram o en el estado de WhatsApp.
- Mandarla por difusión a tus socios.
- Pegarla en un cartel con código QR en la recepción.
✅ Tip: pedile a tus socios que la guarden en la pantalla de inicio del celular. Se abre como una aplicación más y no tienen que buscar el correo cada vez.
Compartir la dirección no le da acceso a nadie: sin una invitación previa y una contraseña definida, esa pantalla no deja pasar.
Qué podés configurar
Lo que el socio encuentra adentro del portal depende de estas cuatro cosas:
| Qué configurás | Dónde | Qué cambia en el portal |
|---|---|---|
| Logo, portada, nombre público, Instagram y WhatsApp | Configuraciones → 🎨 Identidad / Marca | La barra superior, la portada del inicio y el bloque Visitanos en del menú |
| Casilla de correo | Configuraciones → 📧 Email (SMTP) | Desde qué dirección salen la invitación y la bienvenida |
| Mercado Pago | Configuraciones → 💳 Mercado Pago | Habilita el botón Pagar con tarjeta de las cuotas |
| Sucursales, clases y horarios | Sucursales y Clases y horarios | Qué actividades y qué cupos ve el socio en Reservas |
| Profesionales activos | 🩺 Salud → Profesionales | A quién le puede pedir turno el paciente |
Si todavía no cargaste la grilla de clases, la pantalla de reservas responde "No hay clases disponibles ese día". Si no configuraste Mercado Pago, el botón de pago avisa que el gimnasio todavía no lo configuró.
El texto que se lee adentro del portal, los nombres de las pantallas y los colores no se editan: son los mismos para todos.
Cómo funciona
Una invitación por vez, siempre desde la ficha. El acceso al portal nace de la ficha del socio o del paciente y queda apuntado a ella. Por eso el botón Invitar está en la lista de Socios (o Pacientes) y no en Empresa / Usuarios.
El enlace de la invitación vence a los 7 días y se usa una sola vez. Cuando el socio define su contraseña, ese enlace deja de servir. Si le vence antes de usarlo, el sistema le dice "La invitación expiró. Pedí una nueva a tu gimnasio." y alcanza con tocar Reenviar en su fila.
La contraseña la recupera el socio, no vos. En la pantalla de ingreso del portal hay un enlace ¿Olvidaste tu contraseña?: la persona pone su email y recibe un correo con el botón Definir nueva contraseña. Ese enlace vale 1 hora. No tenés que intervenir.
Revocar corta la sesión abierta. No es solo un bloqueo para el próximo ingreso: la sesión que la persona tuviera abierta en el celular deja de funcionar en el acto.
Un socio suspendido o de baja no entra. Aunque su acceso al portal figure Activo, el estado de la ficha manda: Suspendido y Baja bloquean el ingreso, y cada uno con su mensaje. Al volver a Activo, entra con su contraseña de siempre.
Un correo, un acceso. Cada acceso al portal se identifica por su email, y un mismo correo no puede quedar asociado a dos accesos. Si dos socios comparten una casilla, uno de los dos va a necesitar la suya.
El correo sale con tu remitente. Si configuraste tu casilla en 📧 Email (SMTP), las invitaciones salen desde tu dirección. Si no, salen desde la casilla de SimpleFinance. En los dos casos el asunto lleva tu nombre público.
Invitar no cambia nada en la ficha del socio. No modifica su plan, ni su estado, ni sus cuotas. Solo le abre el acceso.
Quién puede invitar. Invitar, Reenviar, Revocar y Reactivar funcionan para el Administrador, el Editor y la Recepción (rol Vendedor). En Salud, también para el Administrativo.
Si algo no sale como esperabas
| Qué ves | Qué pasó | Qué hacer |
|---|---|---|
| "El socio no tiene email cargado. Agregá un email al socio o pasalo en la invitación." | La ficha está sin correo. | Editá al socio, cargale el email y volvé a invitar. |
| "Socio no encontrado" | La ficha ya no está disponible. | Refrescá la lista de Socios y volvé a intentar. |
| El socio no recibe nada | El correo cayó en no deseados, o la casilla de envío no está configurada. | Pedile que revise correo no deseado. Revisá 📧 Email (SMTP) y volvé a invitar. |
| "El módulo Gimnasio no está activo para esta empresa." | La empresa no se creó con el rubro Gimnasio. | El rubro se elige al crear la empresa y necesita plan Pyme Plus. Escribinos a soporte@rinoxcs.com. |
| "El paciente no tiene email cargado. Agregá uno para invitarlo." | La ficha del paciente está sin correo. | Editá al paciente, cargale el email y volvé a invitar. |
| "No pudimos identificar tu empresa. Entrá por el enlace/subdominio de tu empresa." | La persona entró por una dirección que no es la de tu subdominio, o el subdominio todavía no está activo. | Pasale la dirección de tu subdominio. Si recién lo cargaste, avisanos para activarlo. |
| "El subdominio debe tener 3 a 40 caracteres…" | El nombre elegido no cumple el formato. | Usá solo minúsculas, números y guiones, sin guion al principio ni al final. |
| "Ese subdominio ya está en uso por otra empresa. Elegí otro." / "Ese subdominio está reservado. Elegí otro." | El nombre ya está tomado o es de uso del sistema. | Probá con otro nombre. |
| El socio entra pero le figura todo en cero | La ficha todavía no tiene plan ni cuotas generadas. | Asignale un plan de membresía y generá las cuotas desde Cuotas. |
| El socio no puede reservar | Tiene la inscripción inactiva o una cuota vencida. | Revisá Estado del socio en su ficha y su situación en Cuotas. |
| El socio no puede iniciar sesión y su fila dice Revocado | El acceso está revocado. | Tocá Reactivar en su fila. |
| El socio no puede iniciar sesión y su fila dice Activo | El socio está Suspendido o de Baja. | Editalo en Socios y ponelo Activo. |
| "Ese email ya tiene una cuenta de portal en otra ficha. Usá un email distinto." | Ese correo ya está usado por otro acceso al portal. | Cargá una dirección propia para este socio y volvé a invitar. |
Preguntas frecuentes
¿Puedo invitar a todos mis socios de una sola vez? Las invitaciones se mandan de a una, desde la fila de cada socio.
¿Puedo ver quién tiene acceso al portal? Sí: la columna Portal del listado de Socios muestra Sin acceso, Invitación pendiente, Activo o Revocado.
Cambié el email de un socio, ¿su acceso sigue funcionando? Cambiar el email en la ficha no cambia el usuario con el que ya entra al portal. Si querés que entre con el correo nuevo, tocá Reenviar o Reactivar en su fila: la invitación sale a la dirección nueva y ese pasa a ser su usuario.
Le revoqué el acceso, ¿pierde sus reservas o su historial? No. Revocar solo corta el ingreso. Sus cuotas, sus reservas y su ficha quedan intactas, y al reactivarlo las encuentra como estaban.
¿Le puedo dar acceso a alguien que no sea socio o paciente? El acceso se genera desde la ficha de un socio o de un paciente. Si querés dárselo a alguien, cargalo primero.
¿El portal se ve distinto si tengo varias sucursales? Sí: aparece un selector arriba de la grilla de clases para elegir en cuál reservar. Con una sola sucursal, el selector no se muestra.
¿Los socios del portal cuentan para el límite de usuarios de mi plan? No. Son personas de afuera de tu empresa, no usuarios del sistema.
Ver también
- El portal de socios y pacientes
- Identidad de marca
- Alta de socios
- Pacientes
- Cómo funciona el gimnasio
- Usuarios, roles y permisos
Actualizado: 09/10/2026