SimpleFinance Emitir la factura electrónica
Pedirle a ARCA (ex AFIP) el CAE de una venta, obtener el comprobante fiscal con su número oficial, descargar el PDF con código QR y mandárselo al cliente.
Esta guía explica cómo emitir. La configuración inicial de ARCA (CUIT, certificado digital, punto de venta, entorno de homologación o producción) está en Configurar ARCA. Hacé eso primero.
Antes de empezar
- ARCA tiene que estar configurado: CUIT, certificado digital y clave privada del entorno que estés usando.
- Tu empresa tiene que tener cargada su condición frente al IVA: Responsable Inscripto, Monotributo o Exento.
- Tenés que tener al menos un punto de venta activo.
- El cliente tiene que estar cargado con su condición frente al IVA y, si corresponde, su CUIT o DNI.
- La venta tiene que ser de categoría Venta de productos o Prestación de servicios.
Paso a paso
1. Buscá la venta en la pantalla Ventas
En la tabla, en la columna Estado pedido, hacé clic en Cambiar estado de la venta que querés facturar.
2. Elegí "Facturado"
En la ventana Cambiar estado del pedido, hacé clic en el botón Facturado.
✅ Tip: también podés facturar pasando el pedido directo de En proceso a Entregado, cuando la venta ya figura como cobrada. Ese atajo emite el comprobante, descuenta el stock y registra el cobro en un solo paso.
3. Elegí el punto de venta
Si tenés más de un punto de venta activo, aparece el desplegable Punto de venta, precargado con el que marcaste como predeterminado. Si tenés uno solo, el sistema lo usa sin preguntarte.
✅ Tip: para dar de alta, activar o marcar como predeterminado un punto de venta, andá a Facturas y usá el botón ⚙ Punto de venta.
4. Elegí el tipo de comprobante
El desplegable Tipo de comprobante viene en — Determinar automáticamente —. Dejalo así salvo que tengas un motivo concreto.
| Opción | Cuándo corresponde |
|---|---|
| Factura A | Emisor Responsable Inscripto a receptor Responsable Inscripto o Monotributo |
| Factura B | Emisor Responsable Inscripto a Consumidor Final, Exento o No Categorizado |
| Factura C | Emisor Monotributo o Exento, a cualquier receptor |
| Factura E | Exportación al exterior |
Cómo lo decide el sistema en automático:
- Si tu empresa es Monotributo o Exento → siempre Factura C.
- Si tu empresa es Responsable Inscripto: receptor Responsable Inscripto o Monotributo → Factura A; receptor Exento, Consumidor Final o No Categorizado → Factura B.
- Si la operación está marcada como exportación → Factura E. La letra E sale por el tipo de operación, no por el país del cliente: un cliente cargado como "Cliente del exterior" recibe una B si la venta no está marcada como exportación.
La Factura M ya no existe: fue eliminada por la RG 5762/2025 a partir del 1 de diciembre de 2025.
5. Confirmá
Vas a ver el aviso:
⚠️ Al facturar se descuenta el stock físico y se genera la factura. Esta acción no se puede revertir.
Hacé clic en Confirmar.
Qué valida el sistema antes de mandarlo a ARCA
Si algo de esto falla, la factura no se emite y vas a ver el mensaje en pantalla:
- Categoría facturable. Solo Venta de productos y Prestación de servicios.
- Productos completos. Si algún renglón usa un producto creado al vuelo desde la venta (nace inactivo), no se factura hasta que lo completes y lo actives en Inventario.
- Condición frente al IVA de tu empresa. Tiene que ser Responsable Inscripto, Monotributo o Exento. Si está vacía o mal cargada, no emite.
- Punto de venta activo. Con ARCA configurado y sin ningún punto de venta activo, corta ahí.
- Credenciales de ARCA del entorno que estés usando (homologación o producción).
- Identificación del receptor. Si la operación es a Consumidor Final y llega o supera los $10.000.000, ARCA exige identificarlo con DNI o CUIT (RG 5866/2026).
- Tipo de cambio en moneda extranjera. El sistema consulta la cotización oficial de ARCA: si el tipo de cambio que cargaste está dentro de la banda aceptada, lo respeta; si está fuera de banda o falta, usa el oficial. Si ARCA tampoco devuelve cotización y la venta no tiene tipo de cambio, no emite.
- No duplicar. Cada venta puede tener una sola factura. Si volvés a facturar, el sistema te devuelve la que ya existe.
Cómo se informa el IVA
El comprobante se informa a ARCA agrupando los ítems por su alícuota real. Si la venta mezcla 21 %, 10,5 %, 27 % o ítems exentos, cada grupo va con su base imponible y su importe, y el PDF muestra el mismo desglose.
De dónde sale la alícuota de cada renglón depende de cómo entró la venta:
| La venta entró | La alícuota sale de |
|---|---|
| Cargada a mano en Ventas | La columna IVA de ese renglón. Arranca en 21 % y la elegís vos |
| Convertida desde una cotización | La columna IVA de la cotización, que se copia tal cual |
| Importada desde un canal de venta | La Alícuota de IVA cargada en la ficha de cada producto |
⚠️ Importante: en la venta cargada a mano, la columna IVA no se completa con la alícuota de la ficha del producto: arranca siempre en 21 %. Si vendés productos al 10,5 % o exentos, revisá la columna antes de guardar: después de emitir, la alícuota informada solo se corrige con una nota de crédito.
En los pedidos que llegan de una tienda online la regla es distinta y más estricta: si tu empresa es Responsable Inscripto y algún producto del pedido tiene la alícuota Sin definir, el pedido no se convierte en venta y por lo tanto no llega a facturarse. El sistema corta antes y te dice qué producto falta completar.
Los comprobantes clase C (emisor Monotributo o Exento) no discriminan IVA: ARCA exige que el total vaya entero al neto y que el IVA sea cero. El sistema lo ajusta antes de emitir y también en lo que guarda, así el PDF coincide con lo informado.
⚠️ Importante: el sistema informa a ARCA el concepto "Productos" en todos los comprobantes, también en los de servicios y en los que llevan período facturado. Los campos Período facturado desde / hasta se guardan y se imprimen en el PDF, pero no cambian ese dato. Si tu actividad exige informar "Servicios" o "Productos y servicios", tenelo presente al revisar tus comprobantes emitidos.
⚠️ Importante: la factura queda guardada con la condición de venta "Contado", aunque la operación sea a 30 días en cuenta corriente. Es el dato que figura en el comprobante impreso.
Qué pasa mientras se procesa
El proceso está pensado para que nunca se pierda ni se duplique un CAE:
- El sistema crea la factura en estado emitiendo antes de hablar con ARCA. Ese estado bloquea que dos personas facturen la misma venta al mismo tiempo.
- Le pide el CAE a ARCA.
- Si ARCA aprueba: la factura queda con CAE, fecha de vencimiento del CAE, número oficial y estado Pendiente (de cobro).
- Si ARCA rechaza o no responde: la factura queda en error_emision y podés reintentar.
El número que asigna ARCA tiene el formato PPPPP-NNNNNNN: 5 dígitos de punto de venta más 7 dígitos correlativos. Por ejemplo 00003-0000127.
El comprobante impreso lleva el Domicilio Comercial del cliente armado con su dirección, su localidad y su provincia: "Av. Colón 1234 - Merlo, Buenos Aires". Si en la ficha solo cargaste la calle, sale la calle sola. Completá los tres datos en Clientes antes de emitir.
Inmediatamente después, el sistema genera y guarda el PDF fiscal con el código QR. Si esa generación falla, la factura queda igual con su CAE: el PDF se vuelve a generar la primera vez que lo pidas.
El CAE y su vencimiento
El CAE (Código de Autorización Electrónico) es el número que le da validez fiscal al comprobante. Sin CAE, no hay factura.
Junto con el CAE, ARCA devuelve una fecha de vencimiento del CAE: es la fecha límite para entregarle el comprobante al cliente, no la fecha de vencimiento del pago.
Dónde los ves:
- En la tabla de Facturas, debajo de la letra, aparece la marca CAE ✓ y la etiqueta ARCA.
- Haciendo clic en Ver sobre la factura, en el recuadro verde ✅ Comprobante Autorizado por ARCA.
- En el PDF, abajo, al lado del código QR.
El PDF con QR
Desde Facturas, el botón PDF de cada fila abre el comprobante fiscal.
El PDF incluye el código QR obligatorio de ARCA (RG 4892), que permite verificar la validez del comprobante en el sitio de ARCA.
El PDF se guarda una sola vez y no cambia: cada vez que lo descargues vas a obtener exactamente el mismo documento.
Enviar la factura por email
En la fila de la factura, hacé clic en 📧 Email. El sistema te pide confirmación y después:
- Manda el correo al email cargado en la ficha del cliente.
- Adjunta el PDF fiscal con QR.
- Marca la factura como enviada y guarda la fecha de envío.
Al terminar te avisa: "Factura enviada por email a cliente@ejemplo.com."
Una vez marcada como enviada, la factura ya no se edita ni se elimina desde la pantalla. Lo único que admite es marcarla como cobrada, con el botón Cobrada ✓.
También tenés el botón WA para armar un mensaje de WhatsApp con los datos de la factura. Ese mensaje lleva el texto, no el PDF adjunto.
Facturas que quedan a mitad de emisión
Emitir en ARCA es una operación que sale del sistema, así que hay dos estados intermedios que conviene saber leer.
error_emision
ARCA rechazó el comprobante o no respondió. La venta sigue existiendo y no perdiste nada.
En la fila de la factura aparece el botón ↻ Reintentar:
¿Reintentar la emisión en ARCA? No se crea un comprobante nuevo: se completa el que quedó pendiente.
El sistema reutiliza la misma fila y vuelve a pedir el CAE. Antes de reintentar, corregí lo que causó el rechazo: el mensaje de error te dice qué fue.
Una factura en error_emision sin CAE nunca llegó a ARCA, así que también se puede eliminar.
error_emision con CAE
Es el caso raro: ARCA emitió el comprobante pero el sistema no pudo terminar de guardarlo. Si apretás ↻ Reintentar vas a ver:
Este comprobante ya tiene CAE en AFIP pero quedó incompleto en el sistema. No se re-emite para no duplicarlo; requiere reconciliación.
Es a propósito: reintentar generaría un segundo CAE en ARCA por la misma operación. No insistas: contactá al soporte para reconciliarla a mano.
emitiendo
La emisión está en curso. Mientras la factura esté en ese estado, cualquier intento de facturar la misma venta responde:
Ya hay una emisión en curso para este comprobante. Esperá unos segundos y reintentá.
Si el estado no cambia después de un rato, no la fuerces ni intentes emitir de nuevo por otro camino: avisá al soporte para que la revisen contra ARCA.
⚠️ Importante: las facturas en emitiendo y en error_emision no computan en el Libro IVA Ventas, porque todavía no tienen CAE. Si dejás una emisión colgada y no la resolvés, esa operación no va a aparecer en tu libro del período. Revisá el listado de Facturas por estado antes de cerrar el mes.
Estados de la factura
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| emitiendo | La emisión está en curso |
| Pendiente | Emitida y sin cobrar |
| Pagado | Cobrada en su totalidad |
| Vencido | Pasó la fecha de vencimiento de pago y sigue impaga |
| error_emision | ARCA rechazó o no respondió. Reintentable |
| Revertida | Cubierta por notas de crédito que llegan al total |
| Anulada | Dada de baja, sin efecto fiscal |
Los estados emitiendo y error_emision se muestran tal cual en la etiqueta de la tabla.
Si algo no sale como esperabas
| Qué ves | Qué pasó | Qué hacer |
|---|---|---|
| "ARCA no configurado: falta CUIT, certificado o clave privada de producción." | Faltan credenciales del entorno que estás usando | Completalas en Configuraciones → ARCA. Verificá si estás en homologación o en producción |
| "La condición frente al IVA de tu empresa no es válida o no está configurada." | El dato está vacío, mal escrito o corrupto | Cargá Responsable Inscripto, Monotributo o Exento en Empresa o en Configuraciones → ARCA |
| "No se puede facturar: la empresa tiene ARCA configurado pero no tiene un punto de venta activo." | No hay punto de venta, o está desactivado | Andá a Facturas → ⚙ Punto de venta y creá o activá uno |
| "La operación supera $10.000.000 (RG 5866/2026): es obligatorio identificar al receptor con DNI o CUIT." | Venta grande a Consumidor Final sin documento | Cargá el DNI o CUIT del cliente en su ficha y reintentá |
| "No se convirtió el pedido: el producto «…» no tiene alícuota de IVA cargada." | Un pedido de la tienda online incluye un producto en "Sin definir" | Cargale la Alícuota de IVA al producto en Datos Maestros → Productos y convertí el pedido de nuevo |
| "La categoría 'X' no genera factura electrónica…" | La venta tiene otra categoría | Editá la venta y cambiale la categoría antes de facturar |
| "ARCA rechazó el comprobante (Resultado=R): …" | ARCA devolvió observaciones concretas | Leé el detalle entre paréntesis: suele indicar el dato mal informado (CUIT inválido, importes que no cuadran, fecha fuera de rango) |
| "ARCA no devolvió CAE" | ARCA respondió sin autorizar | Reintentá con ↻ Reintentar. Si sigue, revisá el estado del servicio de ARCA |
| "No se pudo obtener la cotizacion oficial de AFIP y la venta no tiene tipo de cambio." | Venta en dólares sin tipo de cambio y ARCA no responde la cotización | Editá la venta, cargá el tipo de cambio a mano y volvé a facturar |
| "Ya hay una emisión en curso para este comprobante. Esperá unos segundos y reintentá." | Dos personas facturaron a la vez, o quedó una emisión trabada | Esperá y refrescá. Si no se destraba, avisá al soporte |
| "Este comprobante ya tiene CAE en AFIP pero quedó incompleto en el sistema…" | Se emitió en ARCA pero no se pudo terminar de guardar | No reintentes. Contactá al soporte para reconciliar |
| "El cliente no tiene email registrado. Cargá el email del cliente antes de enviar." | Quisiste mandar la factura por email | Cargale el email en Clientes |
| "No se pudo enviar el email al cliente: …" | Falla el correo saliente | Revisá Configuraciones → Email y probá el envío |
| "Esta factura está integrada con ARCA y no puede eliminarse desde acá." | Quisiste borrar un comprobante fiscal | No se borra. Emití una nota de crédito |
| "No se puede eliminar una factura ya enviada" | La factura está marcada como enviada | Emití una nota de crédito |
| "Factura ya enviada. Solo podés marcarla como pagada." | Quisiste editar una factura ya enviada | No se edita. Si hay un error, emití una nota de crédito |
Preguntas frecuentes
¿Y si mi empresa todavía no tiene ARCA configurado?
El sistema genera una factura proforma con numeración propia (PROF-00000001) sobre la misma venta. Es un documento comercial, no fiscal. La descargás con el botón 📄 Proforma desde la pantalla Ventas.
¿Puedo elegir yo la letra de la factura? Sí, con el desplegable Tipo de comprobante. Pero si elegís una letra que no corresponde a tu situación fiscal o a la del cliente, ARCA va a rechazar el comprobante.
¿Por qué mi Factura C no muestra el IVA discriminado? Porque las facturas clase C no discriminan IVA. ARCA exige que el total vaya entero al neto y que el IVA sea cero.
¿Puedo emitir dos facturas para la misma venta? No. Cada venta puede tener una sola factura.
¿Cómo cambio el punto de venta predeterminado? En Facturas, botón ⚙ Punto de venta, y hacé clic en ★ Predeterminado sobre el que quieras.
¿Puedo crear una factura suelta, sin pedido de venta? No. La pantalla Facturas no tiene botón para cargar una factura nueva: la factura fiscal sale siempre desde la venta, al pasarla a Facturado. Si necesitás facturar algo puntual, cargalo como venta en Ventas y facturalo desde ahí.
¿Qué pasa si el CAE vence? El vencimiento del CAE es el plazo para entregarle el comprobante al cliente. La factura no deja de ser válida ni se anula sola, y el sistema no bloquea nada cuando esa fecha pasa.
¿Se puede facturar un pedido que entró por un canal de venta? Sí, como cualquier otra venta. El pedido convertido ya trae el cliente (si el comprador vino con documento o email), los ítems enganchados a tu catálogo y el IVA discriminado con la alícuota de cada producto. Si el comprador fue anónimo, la venta queda sin cliente y el comprobante sale a Consumidor Final. Mirá Ventas online.
¿Qué pasa si vendo por la tienda una operación grande a alguien sin documento? El pedido no se convierte. Por la RG 5866/2026, a partir de $10.000.000 hay que identificar al receptor: el sistema corta antes de crear la venta y te avisa. Conseguí el documento del comprador y cargá la venta a mano con sus datos.
Ver también
Actualizado: 09/10/2026