SimpleFinance El circuito de compras de punta a punta
El recorrido completo de una compra: desde que le pedís mercadería a un proveedor hasta que le pagás la factura. Esta guía te ubica; cada paso tiene la suya.
Antes de empezar
- Tu plan tiene que ser Pyme o superior. Con Starter y Personal el módulo no se puede activar.
- El módulo Compras viene apagado. Lo prende el Administrador en Sistema → Empresa / Usuarios → Módulos activos, tarjeta 🛒 Compras.
- Después de activarlo, recargá la página para que aparezca el grupo 🛒 Compras en el menú lateral.
- Si activás Taller y Mantenimiento (desde Pyme Plus), Compras e Inventario se activan solos junto con él. Ver Cómo funciona el taller.
- Compras se apoya en Inventario: la recepción de mercadería suma stock en un depósito. Activá también Inventario y creá al menos una planta con un depósito.
- Cargá los proveedores antes de la primera orden. Ver Alta de proveedores.
💎 Plan: si tu plan no alcanza, la tarjeta del módulo muestra "🔒 Requiere plan Pyme o superior" y no aparece el botón Activar.
Los cuatro pasos del circuito
| Paso | Pantalla | Qué genera |
|---|---|---|
| 1. Pedir | Órdenes de Compra | La orden de compra (OC-000001). No mueve stock ni plata. |
| 2. Recibir | Órdenes de Compra → botón Recibir | La recepción (REC-000001). Suma stock y recalcula el costo promedio del producto. |
| 3. Facturar | Órdenes de Compra → botón Facturar, o Facturas de compra → + Nueva factura o Bandeja | La factura de compra. Genera la deuda en la cuenta corriente del proveedor. |
| 4. Pagar | Cuentas a pagar | El pago. Baja la deuda y, si elegís cuenta, descuenta de tesorería. |
Los pasos 2 y 3 son independientes entre sí: podés recibir sin haber cargado la factura, y podés cargar una factura de un proveedor que no tiene orden de compra.
Comprar sin orden de compra
No todas las compras empiezan con una orden. Si le comprás a un proveedor sin pedido previo, cargá directamente la factura en Compras → Facturas de compra → + Nueva factura:
- Cargás la factura con sus ítems y vinculás cada uno con su producto.
- Dejás tildado Ingresa mercadería al stock y elegís el depósito.
- Al Confirmar, la deuda con el proveedor y la entrada de la mercadería se registran juntas. Si todavía no llegó todo, elegí Recibir después / parcial y recibila más tarde con 📦 Recibir pendiente.
Las líneas sin producto (flete, un servicio, un gasto) no mueven stock. Ver Facturas de compra.
⚠️ Importante: cada mercadería entra por un solo camino. Si la compra tiene orden de compra, la mercadería entra con la recepción de la orden y la factura de esa orden nunca mueve stock. Si la factura no tiene orden, la mercadería entra con la factura. Así no se duplica el stock.
Los estados de la orden
| Estado | Qué significa | Qué podés hacer |
|---|---|---|
| Borrador | Recién creada. Todavía se puede editar entera. | Editar · Enviar por email · Confirmar · Cancelar |
| Enviada | Se le mandó por email al proveedor. | Confirmar · Cancelar |
| Confirmada | El proveedor la aceptó. Recién acá se puede recibir. | Recibir · Cancelar |
| Recibida parcial | Llegó una parte. | Recibir el resto · Facturar · Cancelar |
| Recibida total | Llegó todo. | Facturar |
| Facturada | Se cargó la factura y ya se había recibido todo. Cierra el circuito. | Nada: es el estado final |
| Cancelada | Se dio de baja. | Nada |
Los estados Recibida parcial, Recibida total y Facturada los pone el sistema solo cuando registrás la recepción o la factura. No se eligen a mano.
Una vez que la orden llega a Recibida total, Facturada o Cancelada ya no cambia de estado.
Cómo funciona
No hay circuito de aprobación de órdenes. La orden pasa de Borrador a Confirmada con un clic de quien la creó. Si necesitás un control previo, usá el estado Borrador como bandeja: quien arma la orden la deja en borrador y quien controla la confirma.
Una orden solo se edita en Borrador. Desde que está Enviada o Confirmada, los ítems, las cantidades y los precios quedan fijos. Si te equivocaste, cancelala y creá otra.
Las órdenes no se eliminan, se cancelan. La pantalla no tiene botón para borrar una orden: una orden cancelada queda en el listado con su número y su historia.
El IVA no va en la orden. La orden lleva el neto de los ítems. El IVA, las percepciones y el total real entran cuando cargás la factura del proveedor.
El costo de la mercadería depende de tu condición frente al IVA. Si sos Responsable Inscripto, el producto entra al costo neto, sin IVA (el IVA es crédito fiscal). Si sos Monotributista o Exento, el IVA se suma al costo. Las percepciones nunca son costo: son un pago a cuenta de impuestos. Si la compra es en dólares, el costo se pasa a pesos con el tipo de cambio que cargues.
Enviar por email cambia el estado solo si el mail sale bien. Si el proveedor no tiene email cargado, el envío se frena y la orden queda en Borrador.
Qué toca cada paso
| Operación | Stock | Costo del producto | Cuenta corriente del proveedor | Tesorería |
|---|---|---|---|---|
| Crear / confirmar la orden | — | — | — | — |
| Registrar la recepción | Sube en el depósito elegido | Se recalcula (promedio ponderado) | — | — |
| Registrar la factura de una orden | — | — | Sube la deuda (total con percepciones) | — |
| Confirmar una factura sin orden con Ingresa mercadería | Sube (al recibir) | Se recalcula (al recibir) | Sube la deuda (total con percepciones) | — |
| Registrar el pago | — | — | Baja la deuda | Baja, si elegiste cuenta |
| Cargar una nota de crédito del proveedor | Baja, solo si tildás Devuelve mercadería | No cambia (sale al costo promedio) | Baja la deuda (lo que sobra queda a favor) | — |
Quién hace qué
🔒 Permisos: cada paso tiene su propio permiso.
| Acción | Quién |
|---|---|
| Crear, editar, enviar y confirmar órdenes | Administrador, Editor, Comprador, Gerente de compras |
| Registrar recepciones (de una orden o de una factura) | Administrador, Editor, Almacenero, Gerente de compras |
| Cargar y editar facturas de compra | Administrador, Editor, Comprador, Gerente de compras |
| Cambiar la Configuración de Compras | Administrador, Editor |
| Anular una factura de compra | Administrador, Gerente de compras |
| Registrar pagos a proveedores | Administrador, Editor |
El grupo 🛒 Compras aparece en el menú lateral del Administrador, el Editor, el Comprador y el Gerente de compras. El Almacenero también lo ve, pero solo con Órdenes de Compra y Recepción: entra a las órdenes para recibir la mercadería y consultar el historial de recepciones.
Cada uno ve únicamente los botones que puede usar. Por ejemplo, el Almacenero ve en las órdenes Ver, PDF y Recibir, pero no + Nueva orden, Confirmar ni Facturar; el Comprador no ve Recibir; y el Comprador y el Gerente de compras no ven Registrar pago ni Pagar, porque registrar pagos es solo del Administrador y el Editor.
Si algo no sale como esperabas
| Qué ves | Qué pasó | Qué hacer |
|---|---|---|
| No aparece el grupo Compras en el menú | El módulo está apagado, o no recargaste la página después de activarlo | Pedile al Administrador que lo active en Empresa / Usuarios y recargá |
| "Tu plan no incluye este módulo" | El plan es Starter o Personal | Pasá a Pyme o superior |
| "La empresa opera en modo Gimnasio; no se activan otros módulos." (o Salud) | La empresa se creó con el rubro Gimnasio o Salud | Con esos rubros no se activan los otros módulos. Los rubros Comercio y Gastronomía sí conviven con Compras |
| "No se puede desactivar este módulo: ya tiene registros cargados" | Hay órdenes de compra o facturas de compra cargadas | El módulo queda activo. Es a propósito: desactivarlo dejaría esos documentos sin pantalla |
| "No se puede recibir mercadería con la orden en estado borrador" | Falta confirmar la orden | Confirmala y volvé a recibir |
| "Solo se puede editar una orden en borrador" | La orden ya se envió o se confirmó | Cancelala y creá una nueva |
| "Esta factura ya ingresó mercadería al stock (REC-…). No se puede anular…" | La factura sin orden ya sumó stock | No se anula: corregila con una nota de crédito de compra (botón NC de la factura). Ver Facturas de compra |
Preguntas frecuentes
¿Puedo cargar una factura de compra sin orden? Sí, de dos formas: con Compras → Facturas de compra → + Nueva factura (la cargás a mano) o subiendo el PDF a la 📥 Bandeja de comprobantes (el sistema lee el QR de ARCA, ex AFIP, y arma el borrador). En las dos podés hacer entrar la mercadería al stock.
¿Dónde configuro cómo trabaja Compras en mi empresa? En Compras → Facturas de compra → ⚙ Configuración de Compras: si la mercadería se recibe al confirmar la factura, tu situación de Ingresos Brutos y las percepciones que solés sufrir. Ver Configuración de Compras.
¿Puedo desactivar el módulo si me arrepiento? Solo mientras no tenga órdenes ni facturas cargadas. Con datos adentro queda activo.
¿Los gastos entran en este circuito? No. Gastos es una pantalla aparte, disponible en todos los planes, para la plata que sale sin orden de compra: alquiler, sueldos, impuestos. Ver Gastos.
Ver también
- Órdenes de compra
- Recepción de mercadería
- Facturas de compra
- Cuentas a pagar
- Gastos
- Configuración de Compras
- Alta de proveedores
- Cómo funciona el stock
- Bandeja de comprobantes por email
Actualizado: 10/10/2026