SimpleFinance Avisos de avería y presupuestos
Registrá cada pedido de servicio como un aviso, armale el presupuesto, aprobalo internamente, mandáselo al cliente para que lo apruebe con su firma y, cuando está aprobado, convertilo en una orden de servicio.
Antes de empezar
- Si el aviso es de un cliente, tenelo cargado en Clientes (con email, si le vas a mandar el presupuesto por correo).
- Conviene tener el equipo cargado: el aviso hereda su cliente y su ubicación, y podés registrar mediciones. Ver Equipos, modelos y ubicaciones técnicas.
- Para mandar el presupuesto por email, tu correo saliente tiene que estar configurado. Ver Configurar mi casilla de correo.
Paso a paso
1. Cargá el aviso
En Avisos de avería, hacé clic en + Nuevo aviso. Se abre Nuevo aviso de avería.
| Campo | Qué es | Obligatorio |
|---|---|---|
| Motivo * | Qué pasa, en pocas palabras. Ej.: "pierde aceite por el mástil" | Sí |
| Síntoma | Del catálogo de síntomas (no arranca, ruido anormal…). Sirve para los reportes | No |
| Detalle | Cuándo empezó, qué se probó, ruidos, códigos de error | No |
| Prioridad | Baja, Media, Alta, Urgente o Sin definir | No |
| ¿Cuándo ocurrió? | Fecha y hora de la falla | No |
| Programado para | Si ya acordaste cuándo ir. La orden lo hereda | No |
| El equipo está detenido | Tildalo si el equipo no funciona | No |
| Cliente | Vacío = uso interno. Si elegís un equipo de un cliente, se completa solo | No |
| Equipo | Vacío = sin equipo / no se sabe. Escribí código, marca, modelo, serie o cliente: la lista aparece a medida que escribís (si elegiste el cliente, solo sus equipos). Si no existe, ➕ Crear equipo nuevo «…» abre código, marca, modelo y serie y lo da de alta al guardar, marcado ⚠ A completar en Equipos. Al editar un aviso solo se eligen equipos existentes | No |
| Ubicación técnica | Se completa con la del equipo | No |
| Canal de entrada | Teléfono, WhatsApp, Mail, Portal o Visita | Sí (viene en Teléfono) |
| Reportado por | Quién avisa | No |
| Contacto en el lugar y Teléfono de contacto | A quién buscar cuando llega el técnico | No |
| Mediciones del equipo (opcional) | Aparece al elegir el equipo: horómetro, km y los demás tipos activos | No |
| ¿Lleva costo? | Con costo → se presupuesta y aprueba o Sin costo → va directo a trabajo | Sí |
| Fotos | Desde la cámara o adjuntas, hasta 10 | No |
Hacé clic en Guardar. El aviso nace con número RS-0001, RS-0002… y se abre su detalle.
⚠️ Importante: ¿Lleva costo? se elige solo al crear el aviso. Un aviso con costo queda A presupuestar; uno sin costo queda Pendiente de trabajo y se convierte en orden sin presupuesto ni aprobaciones.
2. Armá el presupuesto
En el detalle del aviso, en Próximo paso, hacé clic en Armar presupuesto.
- En cada fila cargá Concepto * (ej.: "Mano de obra estimada", "Kit de sellos"), Cant., Precio unit. e IVA (21 %, 10,5 %, 27 % o Exento).
- Con + Agregar ítem sumás filas; con ✕ sacás una.
- Abajo ves el Neto (+ IVA).
- Hacé clic en Crear presupuesto.
El presupuesto se crea como una cotización de Ventas (número CO-…), a nombre del cliente del aviso. El aviso pasa a Presupuestado.
✅ Consejo: si querés que al convertir el aviso los repuestos entren a la orden listos para retirar, editá la cotización en Ventas → Cotizaciones y elegí los productos del catálogo en sus renglones. Los renglones con producto entran a la orden como repuestos planificados; los de texto libre (mano de obra, traslado) entran al checklist. Ver Cotizaciones.
3. Aprobalo internamente
Antes de que el presupuesto salga, alguien con permiso de aprobar lo revisa. En el detalle del aviso:
- Aprobar internamente: abre Aprobación interna con un Comentario (opcional). Al hacer clic en Aprobar, el aviso pasa a Aprobado interno.
- Devolver para corregir: abre Devolver el presupuesto. Completá ¿Qué hay que corregir? * y hacé clic en Devolver. El presupuesto actual se anula (el cliente ya no puede aprobarlo) y el aviso vuelve a A presupuestar, mostrando el motivo. Armá uno nuevo.
Si no tenés permiso de aprobar, vas a ver "Falta la aprobación interna: la hace alguien con permiso de aprobar en Taller.".
🔒 Permisos: la aprobación interna es del Administrador y del Editor. Se puede limitar por usuario (por ejemplo, que solo apruebe el dueño) en Sistema → Empresa / Usuarios → 🔐 Permisos, Taller → Aprobar.
4. Mandáselo al cliente para que lo firme
Con el aviso en Aprobado interno, hacé clic en Enviar al cliente para firmar. Se abre Enviar presupuesto · aviso RS-… y el presupuesto queda marcado como enviado.
- Link del presupuesto: el enlace público para el cliente.
- WhatsApp: abre WhatsApp con un mensaje armado y el link.
- Copiar link: para mandarlo por donde quieras.
- Mensaje para el cliente (opcional) + Email del cliente + Enviar por email: manda un correo con la marca de tu negocio (logo, color y nombre) y el botón para ver y aprobar el presupuesto. El email viene completado con el del cliente; lo podés cambiar.
5. Qué ve el cliente
El cliente abre el link sin registrarse y ve el presupuesto con tu marca, los ítems y el total. Tiene dos botones: ✓ Aprobar presupuesto y Rechazar.
Para aprobar, completa Nombre y apellido *, DNI (opcional), firma en el recuadro y toca ✓ Confirmar aprobación. Se registra la firma, la fecha y hora y desde dónde aprobó. Es una firma electrónica de conformidad (no firma digital, Ley 25.506).
El aviso se actualiza solo: pasa a Aprobado cliente y en su detalle aparece "Aprobado con firma por el link" con el nombre, el DNI, la fecha y la imagen de la firma.
6. O registrá la aprobación a mano
Si el cliente aprobó por otro medio, en el aviso Aprobado interno hacé clic en Registrar aprobación a mano:
- En ¿Cómo aprobó? elegí WhatsApp, Mail, Verbal u Orden de compra del cliente.
- Si no es por orden de compra, completá Evidencia *: el link a la captura o al mail, o una nota como "Aprobó Juan por WhatsApp 03/10 10:20".
- Hacé clic en Registrar.
Para aprobar por orden de compra, primero adjuntá la OC en el aviso (paso siguiente): la evidencia es esa OC.
7. Adjuntá la orden de compra del cliente (si la manda)
Muchos clientes contratan con una orden de compra. En el detalle del aviso, en Orden de compra del cliente, hacé clic en 📎 Adjuntar OC del cliente (tiene que haber un cliente cargado).
| Campo | Qué es | Obligatorio |
|---|---|---|
| ¿Es una OC nueva o una que ya cargaste? | Aparece si el cliente ya tiene OC cargadas. Una OC ya cargada (cubre varias órdenes) te deja vincular la misma | — |
| Número de OC * | Como figura en la OC del cliente | Sí |
| Fecha | Fecha de la OC | No |
| Importe (opcional) | Para controlar el saldo si la OC cubre varias órdenes | No |
| Notas | Contacto de compras, condiciones de pago | No |
| Archivo de la OC | PDF o foto, hasta 5 MB | No |
La orden de servicio hereda la OC al convertir el aviso, y al facturar el número sale como "OC Nº …" en la factura. Todo el detalle está en Órdenes de servicio, en la sección "La orden de compra del cliente".
8. Convertí el aviso en orden de servicio
Con el aviso en Aprobado cliente (o Pendiente de trabajo, si no lleva costo), hacé clic en Convertir en orden de servicio.
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Tipo | Correctivo, Preventivo, Instalación, Garantía, Capacitación o Reacondicionamiento. Viene en Correctivo |
| Lugar | En taller o En campo / planta del cliente. Define de qué depósito salen los repuestos |
| Modalidad | Facturable al cliente o Interna (equipo propio). Se propone según el equipo |
| Técnico | Quién lo hace. Puede quedar Sin asignar |
| Programada para | Fecha y hora. Viene la del aviso |
| Qué trae la orden | El presupuesto (mano de obra al checklist y productos como repuestos planificados), Los repuestos del equipo (su lista de materiales) y una Hoja de ruta con sus pasos |
Hacé clic en Crear orden. Si trajo algo, te avisa cuántas operaciones y repuestos planificados sumó. Se abre la orden nueva y el aviso queda Convertido en orden. Si el equipo tiene una garantía vigente, la orden te lo avisa con el botón Es un reclamo de garantía. Ver Garantías.
Otras acciones del aviso
- Resuelto sin cargo: se resolvió sin hacer una orden (por ejemplo, en la misma visita). Disponible mientras el aviso está recibido, a presupuestar o pendiente de trabajo.
- Rechazado: el trabajo no se hace. Te pide el motivo. Si había presupuesto, la cotización también queda rechazada.
- ✎ Editar: cambia los datos del aviso mientras no esté convertido, resuelto o rechazado.
Los estados del aviso
| Estado | Qué significa | Próximo paso |
|---|---|---|
| A presupuestar | Con costo, esperando presupuesto | Armar presupuesto |
| Presupuestado | Tiene presupuesto, falta la aprobación interna | Aprobar internamente o devolver |
| Aprobado interno | La oficina lo aprobó | Enviar al cliente o registrar la aprobación |
| Aprobado cliente | El cliente lo aprobó | Convertir en orden |
| Pendiente de trabajo | Sin costo, listo para trabajar | Convertir en orden |
| Convertido en orden | Ya tiene orden | Seguir en la orden |
| Resuelto sin cargo | Cerrado sin orden | — |
| Rechazado | No se hace | — |
Un aviso convertido se muestra en el listado según cómo va su orden: Orden en curso, Cerrado u Orden cancelada.
Presupuesto y Cotizaciones van sincronizados
El presupuesto es una cotización de Ventas, así que lo ves en Ventas → Cotizaciones con la marca 🔧 Taller · RS-…. Lo que pase con la cotización se refleja en el aviso:
- Si el cliente la aprueba (por el link o la marcás aprobada en Cotizaciones) → el aviso pasa a Aprobado cliente.
- Si el cliente la rechaza → el aviso queda Rechazado, con el motivo.
- Si la anulás en Cotizaciones → el aviso vuelve a A presupuestar para que armes otro.
Si el cliente lo aprueba antes de la aprobación interna (por ejemplo, porque lo marcaste aprobado en Cotizaciones), el aviso te avisa "El cliente ya aprobó el presupuesto. Falta la aprobación interna…": al aprobarlo internamente, pasa directo a Aprobado cliente.
Un presupuesto de taller no se convierte en venta desde Cotizaciones: se convierte en orden desde el aviso, y se factura al cerrar la orden.
Buscar y filtrar
Arriba del listado tenés el buscador (número, motivo, cliente, equipo, quién reportó u OC), el filtro Estado y la vista:
- Todos.
- Abiertos (incluye con orden en curso).
- Sin orden todavía.
Las columnas son N°, Entró (fecha y canal), Programado, Motivo (con prioridad, "equipo detenido" y síntoma), Equipo, Cliente, Costo, Estado, Orden (con un botón para abrirla) y Acciones.
Si algo no sale como esperabas
"Cargá el motivo del aviso". El campo Motivo es obligatorio.
"Cargá al menos un ítem con concepto y cantidad". El presupuesto necesita un renglón completo.
No me aparece "Armar presupuesto". El aviso es sin costo, o ya tiene presupuesto. Si lo devolvieron, vuelve a aparecer.
"Falta la aprobación interna…". El presupuesto no se manda ni se registra la aprobación del cliente sin la aprobación interna.
"El cliente no tiene email cargado. Cargáselo en la ficha del cliente o compartí el link." Escribí el email en la ventana o mandá el link por WhatsApp.
"No se pudo enviar el email. Revisá la configuración de correo." Revisá tu casilla de correo saliente.
"Cargá la evidencia: link a la captura o al mail, o una nota de quién aprobó y cuándo". La aprobación a mano necesita evidencia.
"Para aprobar por orden de compra, primero adjuntá la OC del cliente en el aviso…". Adjuntá la OC en Orden de compra del cliente y volvé a registrar.
"Ya existe la OC Nº … de este cliente. Vinculá la existente." Esa OC ya está cargada: el sistema te ofrece vincular la misma.
"Medición: … No se guardó el aviso." Una de las mediciones no es válida. Corregila o dejala vacía.
Preguntas frecuentes
¿El cliente necesita usuario para aprobar? No. El link es público. Aprueba con su nombre y su firma en pantalla.
¿Puedo modificar el presupuesto después de enviarlo? Desde Ventas → Cotizaciones podés editarlo como cualquier cotización. Si hay que rehacerlo antes de la aprobación interna, usá Devolver para corregir.
¿El aviso rechazado consume un número de orden? No. El número de orden se asigna recién al convertir.
¿Los técnicos pueden cargar avisos? Sí, desde el portal, en Reportar. Llegan con canal Portal y avisan en la campanita.
Ver también
Actualizado: 15/10/2026