SimpleFinance Cuotas y cobros
Acá generás la cuota del mes de cada socio, ves quién debe y registrás los cobros. Cobrar una cuota emite el comprobante, mueve la cuenta corriente del socio y suma la plata en tesorería, todo en una sola operación.
Antes de empezar
- Tené los planes de membresía creados con su precio actualizado.
- Tené los socios en estado Activo y con plan asignado.
- Tené al menos una cuenta cargada en Tesorería: es donde entra la plata de cada cobro. Si además definís ahí la cuenta por defecto de Ingresos, todos los cobros del gimnasio van a esa cuenta. Ver Tesorería y cuentas.
Paso a paso
1. Generar las cuotas del mes
- Entrá a Cuotas y hacé clic en Generar cuotas del mes, arriba a la derecha.
- Confirmá.
SimpleFinance crea una cuota del mes en curso por cada socio activo que tenga plan asignado, y te avisa cuántas creó. Si algún socio activo no tiene plan, te lo dice en el mismo aviso: "N socio(s) sin plan (omitidos)".
El importe de cada cuota sale del precio del plan dividido por los meses de su período: un plan mensual genera la cuota por su precio completo, uno trimestral por un tercio y uno anual por un doceavo. Ver Planes de membresía.
Podés apretar el botón las veces que quieras: si un socio ya tiene la cuota de ese mes, no se le crea otra.
2. Ver quién debe
Debajo del título hay filtros. Hacé clic en Vencidas para ver únicamente las cuotas impagas que ya pasaron su fecha de vencimiento, o en Pagadas para ver las cobradas. Todas muestra el listado completo, con la cuota más reciente arriba.
3. Cobrar una cuota
- Ubicá la cuota en el listado.
- Hacé clic en Cobrar, al final de la fila.
- Leé el resumen del aviso y confirmá.
En un solo paso, SimpleFinance:
- emite el comprobante: factura electrónica si tenés ARCA (ex AFIP) configurado, proforma si no. Si tu empresa es Responsable Inscripto, la factura discrimina el IVA al 21 % dentro del importe de la cuota;
- registra la venta a nombre del socio y la salda en su cuenta corriente, que queda en cero;
- suma el importe en la cuenta de Tesorería que corresponda (ver A qué cuenta entra la plata, más abajo);
- marca la cuota como Pagada.
Cuando termina, el aviso te dice el número de factura y su CAE, o que se generó la proforma.
4. Deshacer un cobro
Se hace desde Comprobantes, con el botón Revertir (solo el Administrador). La cuota vuelve a pendiente y SimpleFinance escribe los movimientos inversos en la cuenta corriente del socio y en tesorería, sin borrar los originales. Ver Comprobantes.
5. Liberar una cuota facturada
Sirve para un caso puntual: ya emitiste la Nota de Crédito de la factura desde el módulo Facturas y necesitás que la cuota deje de figurar pagada. Lo hace el Administrador.
- En la fila de la cuota (que tiene que estar Pagada y facturada), hacé clic en Liberar.
- Confirmá.
La cuota vuelve a pendiente. Liberar no toca la cuenta corriente ni la tesorería: eso ya lo resolvió la Nota de Crédito.
Qué muestra el listado
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Socio | Nombre del socio y, debajo, su número |
| Período | El mes de la cuota, en formato AAAA-MM |
| Concepto | Cuota <nombre del plan> <período>. En los planes trimestrales y anuales agrega (prorrateo mensual · plan trimestral / anual) |
| Monto | El importe con el que se generó la cuota |
| Vence | Día y mes del vencimiento. En rojo si ya venció |
| Estado | Al día, Por vencer, Vencida o Pagada |
En la última columna aparece Cobrar mientras la cuota está impaga. Una vez cobrada, muestra Liberar si se facturó y sos Administrador; en los demás casos (proforma, u otro rol) muestra la leyenda Cobrada.
Cómo funciona
Las cuotas se generan cuando vos apretás el botón. No hay generación automática: cada mes entrás a Cuotas y tocás Generar cuotas del mes. La corrida siempre trabaja sobre el mes en curso.
Todas las cuotas vencen el día 10 del período. La cuota de agosto vence el 10 de agosto, la de septiembre el 10 de septiembre. El día de vencimiento es el mismo para todos los socios.
El importe queda congelado al generarla. Cada cuota se crea con el precio que el plan tenía en ese momento, ya dividido por los meses de su período. Cambiar el precio del plan después no modifica las cuotas ya generadas.
A qué cuenta entra la plata. SimpleFinance busca una cuenta de Tesorería en este orden y usa la primera que encuentra:
- La cuenta por defecto de Ingresos que definiste en Tesorería.
- Si no hay ninguna definida, la cuenta en pesos más antigua que tengas activa.
- Si no tenés ninguna en pesos, la cuenta activa más antigua, en la moneda que sea.
Por eso el cobro siempre deja su movimiento en tesorería. Lo único que lo frena es no tener ninguna cuenta cargada: en ese caso no se cobra nada y el aviso te dice "No hay ninguna cuenta de Tesorería cargada para registrar el cobro. Creá una cuenta en Tesorería y volvé a intentar.".
✅ Tip: definí la cuenta por defecto de Ingresos igual. Es la única forma de elegir vos a qué cuenta va la plata; si no, la elige el sistema por antigüedad y después vas a tener que mover el dinero a mano.
"Vencida" se calcula sola, por fecha. Una cuota impaga pasa a Vencida el día siguiente a su vencimiento, sin que tengas que hacer nada. Mientras falten 7 días o menos, figura Por vencer.
Las cuotas todavía no vencidas figuran con la marca Al día. Para verlas todas juntas usá el filtro Todas; los filtros Vencidas y Pagadas te aíslan la deuda y lo ya cobrado.
Una cuota se cobra una sola vez. Si intentás cobrar una que ya está paga, SimpleFinance corta con "Esta cuota ya fue cobrada." y no genera un segundo comprobante.
Un socio con la cuota vencida queda frenado. El control de asistencia lo marca como rechazado y el portal no lo deja reservar clases. Se destraba solo apenas cobrás la cuota.
El cobro no pregunta el medio de pago. El importe entra en la cuenta que resuelve el orden de arriba. Si cobraste en efectivo y querés que impacte en la caja chica, poné esa caja como cuenta por defecto de ingresos, o registrá después la transferencia entre tus cuentas desde Tesorería. El campo Medio de cobro de la ficha del socio es una etiqueta para tu propio control.
Solo el Administrador ve el botón Liberar. A la Recepción y al Editor, una cuota facturada y cobrada les figura como Cobrada.
El socio también puede pagar solo. Si configuraste Mercado Pago, desde el Portal de socios el socio ve sus cuotas impagas y genera el link de pago. Cuando el pago se aprueba, la cuota queda Pagada con su comprobante y su movimiento de tesorería, igual que si la hubieras cobrado vos. El pago online del portal está disponible en gimnasios que todavía no emiten con ARCA; si ya facturás electrónicamente, el socio ve el aviso "El pago online desde el portal todavía no está habilitado para este gimnasio. Podés abonar en el gimnasio.". Ver Mercado Pago.
Si algo no sale como esperabas
| Qué ves | Qué pasó | Qué hacer |
|---|---|---|
| "Listo: 0 cuota(s) nueva(s)" | Ya generaste las cuotas de este mes, o no hay socios activos con plan | Revisá el listado; si falta alguien, fijate que esté Activo y con plan asignado |
| "N socio(s) sin plan (omitidos)" | Esos socios están activos pero sin plan | Editá cada socio y asignale un Plan de membresía; después volvé a generar |
| "Esta cuota ya fue cobrada." | La cuota ya tiene su comprobante | Si querés deshacerla, usá Revertir en Comprobantes |
| "La cuota está anulada." | La cuota fue anulada | Generá la cuota del período de nuevo si corresponde |
| "El socio no tiene cliente asociado; no se puede facturar." | La ficha de cliente del socio no está disponible | Cargá el socio de nuevo con su DNI / CUIT |
| "Tu empresa tiene ARCA pero no hay un punto de venta activo. Configuralo en Integraciones → ARCA antes de cobrar." | Está el certificado pero falta el punto de venta | Cargá y activá un punto de venta. Ver ARCA |
| "No se pudo emitir el comprobante: …" | La emisión no se completó | No se cobró nada y no quedó ningún registro a medias. Revisá el mensaje, corregí y volvé a intentar |
| "No hay ninguna cuenta de Tesorería cargada para registrar el cobro. Creá una cuenta en Tesorería y volvé a intentar." | Tu empresa todavía no tiene ninguna cuenta activa | Creá la cuenta en Tesorería y volvé a cobrar. No se registró nada a medias |
| El cobro entró en una cuenta que no esperabas | No hay cuenta por defecto de ingresos definida, así que se usó la más antigua | Definí la cuenta por defecto de Ingresos en Tesorería y, si hace falta, mové ese importe con una transferencia entre cuentas |
| "La cuota no está pagada." al liberar | Estás intentando liberar una cuota impaga | No hace falta liberarla: ya está pendiente |
| "Esta cuota se cobró por proforma. Usá 'Revertir' en Comprobantes…" | Liberar es solo para cuotas facturadas | Andá a Comprobantes y usá Revertir |
⚠️ Importante: si al cobrar ves el mensaje "El comprobante se emitió pero el registro del cobro falló… Reintentá el cobro: se reutiliza la misma venta (IN-…) y su comprobante, no se emite otro.", el comprobante ya existe —y si es una factura electrónica ya tiene CAE en ARCA— pero la cuota quedó impaga y el dinero no entró en tesorería. Volvé a tocar Cobrar en esa cuota: SimpleFinance reutiliza la misma venta y el mismo comprobante, sin emitir otro. Si el error se repite, avisá a soporte con el número de venta del mensaje.
Preguntas frecuentes
¿Puedo generar la cuota de un mes anterior o del mes que viene? El botón trabaja siempre sobre el mes en curso.
¿Puedo cambiar el día de vencimiento? El vencimiento es el 10 del período para todas las cuotas.
Un socio me paga dos meses juntos, ¿cómo lo registro? Cobrá una cuota y después la otra. Cada una emite su propio comprobante.
¿Cuánto sale la cuota de un plan trimestral o anual? El precio del plan dividido por los meses del período: un tercio en el trimestral, un doceavo en el anual. El concepto de la cuota lo aclara.
Un socio me paga la mitad, ¿puedo registrar un pago parcial? El botón Cobrar salda la cuota completa y emite el comprobante por el total. Para llevar el seguimiento de un pago parcial, cobrá la cuota cuando la tengas completa y registrá el adelanto como movimiento en Tesorería.
¿Puedo darle de baja a un socio y dejarle la deuda? Sí. Poné el socio en Baja: deja de generarse cuota nueva, pero las impagas siguen en el listado y en Morosidad hasta que las cobres o las dejes ahí.
¿Dónde veo la deuda total del gimnasio? En el Panel del gimnasio, en el indicador Cuotas vencidas, que muestra la cantidad y el importe a cobrar.
Ver también
- Comprobantes
- Planes de membresía
- Alta de socios
- Panel del gimnasio
- Tesorería y cuentas
- ARCA — factura electrónica
- Mercado Pago
Actualizado: 09/10/2026