SimpleFinance Alta de socios
Acá está el padrón de tu gimnasio: quién es cada socio, qué plan tiene, cómo viene con la cuota y si está activo, suspendido o dado de baja.
Antes de empezar
- Creá primero los planes de membresía. El plan se elige de un desplegable en el mismo formulario del socio.
- Tené a mano el teléfono y el email del socio. El teléfono habilita el botón de WhatsApp del panel para reclamar cuotas vencidas; el email es imprescindible para invitarlo al portal.
Paso a paso
1. Dar de alta un socio
- Entrá a Socios y hacé clic en + Nuevo socio, arriba a la derecha.
- Escribí Nombre y apellido. Es el único dato obligatorio.
- Cargá el DNI / CUIT y el Teléfono. El documento tiene que ser un DNI (7 u 8 números) o un CUIT/CUIL (11 números, con su dígito verificador correcto).
- Cargá el Email.
- Elegí el Plan de membresía. El desplegable muestra los planes activos con su período y su precio.
- Elegí el Medio de cobro.
- Hacé clic en Guardar.
El socio queda en estado Activo y recibe su número de socio: SOC-00001, SOC-00002, y así sucesivamente. Ese número es el que se tipea en el mostrador para registrar el ingreso.
2. Buscar un socio
Usá el buscador que está arriba de la tabla. Filtra por nombre o por número de socio a medida que escribís.
3. Editar un socio
- En la fila del socio, hacé clic en Editar.
- Cambiá lo que necesites: nombre, DNI / CUIT, teléfono, email, plan, medio de cobro o estado.
- Hacé clic en Guardar.
Si corregís o completás el DNI / CUIT, se guarda en la ficha del socio y se valida igual que en el alta. Si dejás el documento como estaba, no se vuelve a revisar: un socio cargado con un documento viejo o mal escrito se puede editar igual (cambiarle el plan, el estado o el teléfono) sin que el documento lo frene.
Al editar aparece además el campo Estado del socio, que no está en el alta.
4. Suspender o dar de baja a un socio
- Hacé clic en Editar.
- En Estado del socio, elegí Suspendido o Baja.
- Hacé clic en Guardar.
5. Reactivar a un socio
Mismo camino: Editar → Estado del socio → Activo → Guardar. Desde la próxima corrida de Generar cuotas del mes vuelve a generársele la cuota.
6. Invitar al socio a su portal
- En la fila del socio, hacé clic en Invitar.
- Confirmá. SimpleFinance le manda un email con un enlace para que defina su contraseña.
Con eso el socio entra a su portal, ve su estado de cuota, reserva clases y —si tenés Mercado Pago configurado— paga la cuota desde ahí. Ver Portal de socios.
La columna Portal te dice en qué está cada uno, y el botón cambia según ese estado:
| Columna Portal | Botón | Qué hace |
|---|---|---|
| Sin acceso | Invitar | Le manda el email para definir su contraseña |
| Invitación pendiente | Reenviar | Manda una invitación nueva, con un enlace nuevo |
| Activo | Revocar | Le corta el acceso: deja de poder iniciar sesión |
| Revocado | Reactivar | Le devuelve el acceso con su contraseña de siempre; si nunca la definió, le reenvía la invitación |
Arriba del listado hay además una tarjeta Link del portal con la dirección del portal de tu empresa y un botón Copiar. Es tu link propio, con el subdominio que elegiste (del tipo https://mi-gimnasio.portal.rinoxcs.com) o el dominio propio de tu empresa, si tiene uno para el portal. Es la misma para todos tus socios y podés difundirla libremente: sin invitación y contraseña, esa pantalla no deja pasar.
Si todavía no elegiste el subdominio, debajo del link aparece en amarillo el aviso "Configurá el subdominio de tu portal en Configuración → Identidad / Marca para tener tu link propio". Configuralo antes de difundir el link. Ver Configurar el portal.
7. Cargar la condición fiscal para facturarle bien
El alta de socio no pide la condición frente al IVA, así que su ficha de cliente arranca como Consumidor final. Si el socio es Monotributo o Responsable Inscripto y le tenés que emitir Factura A, cargalo antes del primer cobro: Menú lateral → 🗃️ Datos Maestros → Clientes → Editar → Responsabilidad ARCA. Ver Comprobantes.
🔒 Permisos: en una empresa de rubro Gimnasio, la sección Clientes la ven el Administrador, el Editor y la Recepción.
Campos del formulario
| Campo | ¿Obligatorio? | Qué poner |
|---|---|---|
| Nombre y apellido | Sí | El nombre completo. Es lo que aparece en el listado, en el panel, en la cuota y en el comprobante |
| DNI / CUIT | No | Un DNI (7 u 8 números) o un CUIT/CUIL (11 números). En el alta, si ya existe una ficha de cliente con ese mismo número, el socio se engancha a esa ficha en vez de duplicarla. Se puede corregir después desde Editar |
| Teléfono | No | Habilita el botón WhatsApp del bloque Morosidad del panel |
| No al cargarlo, sí para invitarlo al portal | La casilla del socio. Es a donde llega la invitación al portal | |
| Plan de membresía | No | El plan que contrató. Sin plan asignado no se le generan cuotas |
| Medio de cobro | No | Débito MP, Transferencia, Efectivo o Manual. Es una etiqueta informativa que se muestra en la columna Débito |
| Estado del socio | Solo al editar | Activo, Suspendido o Baja |
Qué muestra el listado
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Socio | Nombre y, debajo, el número de socio |
| Plan | Nombre del plan y su período. Un guion si no tiene plan asignado |
| Estado cuota | Al día, Vence en N d (amarillo, cuando faltan 7 días o menos) o Vencida · N d (rojo) |
| Estado | Activo, Suspendido o Baja |
| Débito | El medio de cobro cargado en la ficha |
| Portal | Sin acceso, Invitación pendiente, Activo o Revocado |
Cómo funciona
Un socio es también un cliente del sistema. Al darlo de alta, SimpleFinance crea su ficha de cliente, que es la que después usa la factura, la cuenta corriente y la tesorería. Si cargaste el DNI / CUIT y ya existía un cliente con ese número, se reutiliza esa ficha en vez de crear una nueva.
El número de socio se asigna solo y es correlativo. Toma el último SOC- emitido y le suma uno.
El estado del socio también decide quién entra al portal. Un socio Suspendido o de Baja no puede iniciar sesión: recibe "Tu acceso está suspendido. Contactá a tu gimnasio." o "Tu acceso fue dado de baja.". Al volver a Activo entra de nuevo con su contraseña de siempre, sin reinvitarlo.
El estado del socio decide si entra al gimnasio. Un socio Suspendido o de Baja no entra aunque tenga la cuota al día: en Asistencia el ingreso queda rechazado y no suma a la asistencia del día.
El estado del socio decide a quién se le genera cuota. Generar cuotas del mes solo alcanza a los socios en estado Activo que además tengan un plan asignado. Un socio Suspendido o de Baja deja de acumular cuotas nuevas desde la próxima corrida.
Las cuotas anteriores no se borran al dar de baja. Si el socio quedó debiendo, esa deuda sigue figurando en Cuotas y en el bloque Morosidad del panel hasta que la cobres.
El socio no se elimina. El padrón conserva a todos: para sacar a alguien de circulación, ponelo en Baja. Así su historial de cuotas y comprobantes queda intacto.
El medio de cobro es informativo. Débito MP identifica cómo acordaste cobrarle, pero no dispara ningún débito automático: cada cuota se cobra desde la pantalla Cuotas, o la paga el socio desde su portal.
El estado de cuota se calcula solo, en el momento. Se mira la cuota impaga más vieja del socio: si ya pasó su vencimiento, el socio figura Vencida con los días de atraso y el saldo acumulado; si el vencimiento cae dentro de los próximos 7 días, figura Vence en N d; si no, Al día. Un socio sin cuotas generadas figura Al día.
Si algo no sale como esperabas
| Qué ves | Qué pasó | Qué hacer |
|---|---|---|
| "El nombre es obligatorio" | Guardaste sin nombre | Cargá nombre y apellido |
| "El nombre del socio es obligatorio." | Lo mismo, al guardar | Cargá nombre y apellido |
| "Ya existe un socio con ese número." | El número de socio que se intentó asignar ya está en uso | Volvé a guardar; el sistema toma el siguiente número libre |
| "DNI/CUIT inválido: cargá un DNI (7 u 8 dígitos) o un CUIT/CUIL (11 dígitos)." | El documento no tiene la cantidad de números de un DNI ni de un CUIT | Revisá el número y volvé a guardar. Si no lo tenés, dejalo vacío |
| "CUIT/CUIL inválido: revisá el número y el dígito verificador." | El CUIT/CUIL tiene 11 números pero no es válido | Revisá el número completo, sobre todo el último dígito |
| "Ese DNI/CUIT ya lo tiene otro cliente (…)." | Al editar, cargaste un documento que ya está en otra ficha de cliente | Revisá si es la misma persona cargada dos veces. Si es así, poné uno de los dos socios en Baja |
| "El plan indicado no existe." | El plan se eliminó desde otra pantalla mientras cargabas | Actualizá la página y elegí un plan de la lista |
| "El socio no tiene email cargado. Agregá un email al socio o pasalo en la invitación." | Tocaste Invitar sin email en la ficha | Editá el socio, cargale el email y volvé a invitar |
| El socio no aparece al generar cuotas | Está Suspendido, de Baja, o no tiene plan asignado | Editalo: ponelo Activo y asignale un plan |
| Un socio con la cuota al día no puede entrar | Está Suspendido o de Baja | Editalo y ponelo Activo |
Preguntas frecuentes
¿Puedo elegirle yo el número de socio? El número se asigna solo, correlativo, en el momento del alta.
Un socio se fue y volvió a los seis meses. ¿Lo cargo de nuevo? No hace falta. Buscalo, editalo y ponelo Activo. Conserva su número, su historial de cuotas y su acceso al portal.
¿Puedo cambiarle el plan a mitad de mes? Sí. Editalo y elegí el plan nuevo. La cuota que ya se le generó mantiene su importe; la próxima sale con el precio del plan nuevo.
¿Qué diferencia hay entre Suspendido y Baja? Para el sistema la consecuencia es la misma: ninguno de los dos recibe cuotas nuevas, ninguno entra al gimnasio ni reserva clases, y ninguno puede iniciar sesión en el portal. Lo único que cambia es el mensaje que ve al intentar entrar. Usá la distinción para tu propio control: Suspendido para una pausa temporal, Baja para el que se fue.
¿Cuál es la diferencia entre poner el socio en Baja y revocarle el portal? Baja es el estado del socio: deja de generar cuotas, no entra al gimnasio y tampoco al portal. Revocar toca solo el acceso al portal y deja al socio como está: sigue Activo, se le siguen generando cuotas y podés cobrarle. Usá Revocar cuando el problema es la cuenta, no la membresía.
Cargué dos veces al mismo socio. Poné uno de los dos en Baja. Si querés evitar que vuelva a pasar, cargá siempre el DNI / CUIT: con ese dato el sistema reconoce al cliente que ya existe.
Ver también
Actualizado: 09/10/2026