Órdenes de servicio

La orden de servicio es el trabajo en sí: quién lo hace, qué pasos lleva, cuántas horas se trabajaron, qué repuestos salieron del depósito y quién firmó la conformidad. Al cerrarla se factura al cliente o se registra como costo interno del equipo.

Antes de empezar

• La mayoría de las órdenes nacen de un aviso aprobado. Ver Avisos y presupuestos.
• Los repuestos tienen que estar cargados como productos con stock en un depósito. Ver Productos y stock inicial.
• Cargá los técnicos con su valor hora, o la tarifa general en la configuración, para que la mano de obra no quede en $0. Ver Configuración del taller.
• Para facturar con CAE necesitás ARCA configurado. Sin ARCA se emite una proforma. Ver ARCA (AFIP) y factura electrónica.

Crear una orden

Hay cuatro caminos:

• Desde un aviso aprobado, con Convertir en orden de servicio. Es el camino normal. Ver Avisos y presupuestos.
• Desde un plan preventivo, a mano (→ Orden) o sola, si el plan está en automático. Ver Preventivo y hojas de ruta.
• Directa, sin aviso, con + Nueva orden. Sirve para trabajos internos o urgencias que no necesitan presupuesto.
• Desde el portal del técnico, con la pestaña Nueva orden, si en la configuración habilitaste que el técnico arme órdenes. Ver Técnicos y portal del técnico.

Alta directa

En Órdenes de servicio, hacé clic en + Nueva orden.

Hacé clic en Guardar. La orden nace en Recibida con número OS-1, OS-2… y se abre su detalle. Si el técnico tiene email, le llega el aviso con el evento para su calendario.

Si el equipo está vinculado a un contrato vigente, la orden lo toma. Si no, y el cliente tiene un contrato general (vigente y sin equipos vinculados), toma ese. En los dos casos, si el contrato tiene SLA resolución, la orden calcula su vencimiento igual que cuando nace de un aviso. Ver Contratos y abonos.

El detalle de la orden

En el listado, hacé clic en Abrir. La ventana tiene todo el trabajo, de arriba hacia abajo.

Cabecera

Estado, equipo (con 📍 Maps si tiene ubicación), cliente, tipo · modalidad · lugar, técnico, fechas (abierta, programada con su duración, realizada), plan preventivo, contrato, SLA (con "VENCIDO" si pasó), el aviso de Origen, la OC del cliente, las mediciones, la falla, el diagnóstico y la causa.

Si la orden ya está en reparación o lista y no tiene la causa cargada, te recuerda: "Falta registrar la causa real de la falla (✎ Editar)…". La causa alimenta el Pareto de los reportes.

Botones de acción

Mientras la orden está abierta ves:

• ✎ Editar: cambia la cabecera. Además de los campos del alta, acá cargás Realizada el, Diagnóstico, Causa real de la falla y Detalle de la causa.
• Pasar a …: un botón por cada estado al que puede avanzar (ver la tabla de estados).
• Cancelar orden.
• ✓ Cerrar orden: aparece cuando la orden está Lista.
• 🧾 Facturar ahora (anticipado): en órdenes facturables con cliente, si ves importes.
• 🗑 Borrar orden: solo para el Administrador y en órdenes que no están cerradas. Ver Borrar una orden.

Abajo, 🖨 PDF imprime la orden.

Los estados

Al pasar a Lista se completa sola la fecha de realización, si no estaba cargada. Cuando retirás el último repuesto faltante, una orden en Espera repuesto vuelve sola a En reparación.

Checklist de operaciones

Son los pasos del trabajo. Vienen de la hoja de ruta, del presupuesto, o los agregás vos.

• Aplicar hoja de ruta: elegí una plantilla y hacé clic en Aplicar. Se suman sus pasos y sus materiales (como repuestos planificados).
• O agregar un paso: escribí el paso y hacé clic en + Paso.
• Tildá Hecha en cada paso a medida que se termina. Queda la fecha y hora.
• Con ✎ en la columna Observación anotás algo del paso.
• Quitar saca un paso (solo Administrador). Un paso con horas cargadas no se puede quitar.

El título muestra el avance, por ejemplo Checklist de operaciones (3/5).

Mano de obra (horas reales)

Cada fila es un parte de trabajo.

1. En Trabajo realizado escribí qué se hizo. Ej.: "Reemplazo de sello y purga".
2. Cargá las Horas.
3. Valor hora: dejalo vacío para que salga Automático (ver abajo), o tipeá un valor para esta línea (sirve para recargos o un precio cerrado).
4. Si corresponde, elegí el Paso del checklist (opcional) al que pertenecen esas horas.
5. Si no se cobra, tildá Sin cargo y elegí el Motivo: Acordado, Garantía, Cortesía o Contrato.
6. Hacé clic en + Agregar.

De dónde sale el valor hora automático, en este orden:

1. El valor tipeado en la línea.
2. El valor hora del contrato del equipo.
3. El valor hora del técnico (si es mayor que cero).
4. La tarifa general de la configuración del taller.

Si nada tiene valor, la hora queda en $0 y te avisa: "La mano de obra quedó en $0: ni el contrato, ni el técnico ni la configuración del Taller tienen valor hora…". Al cerrar, el sistema te va a preguntar qué hacer con esas horas.

✅ Consejo: para un trabajo a precio cerrado, cargá una línea de 1 hora con el precio total como valor hora y la descripción que quieras que salga en la factura.

Las horas sin cargo no se facturan, pero su costo sí cuenta en el costo real de la orden.

Repuestos

Cada repuesto de la orden tiene una Situación:

Debajo del nombre se aclara el origen: "Del presupuesto", "Del equipo (BOM)" o "De la hoja de ruta".

Cargar un repuesto

1. Si el equipo tiene lista de materiales, arriba tenés un botón por cada repuesto (+ Filtro (2)…) que te completa el formulario.
2. Buscá el producto en Repuesto del inventario (nombre o SKU) y cargá la Cantidad. El Precio unit. viene con el precio de venta del producto.
3. Tildá Sin cargo si no se cobra.
4. Elegí:
   • Planificar: queda previsto, sin tocar el stock.
   • + Retirar y agregar: sale del depósito en el momento. Si no hay stock, queda como faltante.

Retirar los planificados

En cada línea planificada, Retirar la saca del depósito. Si hay más de una, Retirar todos los planificados (N) las retira juntas; las que no tengan stock quedan como faltantes.

De qué depósito salen

• Si la orden es En campo / planta del cliente y el técnico tiene Depósito de la camioneta, sale de ahí.
• Si no, sale del depósito principal de la empresa.

En Inventario → Movimientos de stock, la salida figura con el número de la orden como referencia (por ejemplo, OS-123 u OS-123.1 en una sub-orden). Si un repuesto que salió en un remito vuelve al stock, la referencia suma el remito: OS-123 · R-0045.

Faltante → orden de compra → llegó → retirar

1. En la línea faltante, hacé clic en Emitir OC. Se abre Comprar faltante: ….
2. Elegí el Proveedor *, revisá Cantidad y Precio unitario, y si querés la Entrega esperada.
3. Hacé clic en Crear OC. Se crea la orden de compra en Compras → Órdenes de Compra como borrador, vinculada a la línea.
4. Pasá la orden de servicio a Espera repuesto.
5. Seguí la OC en Compras como siempre (confirmarla, recibir la mercadería). Ver Órdenes de compra.
6. Cuando entra el stock, la línea muestra Llegó · hay stock y aparece en Llegaron repuestos del Tablero y en la campanita.
7. Hacé clic en Retirar. Si era el último faltante, la orden vuelve sola a En reparación.

Quitar un repuesto

Quitar (solo Administrador) saca la línea. Si estaba consumida, vuelve al stock. Un repuesto que ya salió en un remito no se puede quitar: primero anulá el remito. Ver Remitos internos.

⚠️ Importante: una orden con repuestos planificados sin retirar no se puede cerrar. Retiralos o quitalos antes. El detalle te avisa: "Hay repuestos planificados sin retirar: retiralos o quitalos antes de cerrar la orden.".

Remito interno

Cuando hay repuestos consumidos sin remito, aparece Emitir remito interno de lo consumido. Ver Remitos internos.

Sub-órdenes

Si durante el trabajo aparece otro problema, no lo mezcles con la orden actual: hacé clic en + Sub-orden por algo detectado.

1. Completá ¿Qué se detectó? * (ej.: "fuga en mangueras del mástil").
2. Elegí el Camino:
   • A presupuestar (genera un aviso con aprobación): crea la sub-orden en Recibida y un aviso A presupuestar vinculado, para armar el presupuesto y que el cliente lo apruebe. Cuando el aviso tiene las aprobaciones, Convertir en orden de servicio activa esa misma sub-orden (no crea otra) con el presupuesto aprobado.
   • Se hace sin cargo: la sub-orden nace directamente En reparación y marcada sin cargo: todas las horas y los repuestos que se le carguen salen sin cargo y no se facturan. El costo igual se registra en el historial del equipo. El detalle lo muestra con el cartel "Sub-orden sin cargo: la mano de obra y los repuestos que se carguen no se facturan (el costo igual se registra)."
3. Hacé clic en Crear.

La sub-orden se numera OS-N.1, OS-N.2, hereda cliente, equipo, contrato y técnico, y la encontrás en el listado de Órdenes de servicio. No frena el cierre de la orden madre: si queda abierta, al cerrar la madre te lo informa. Una sub-orden no puede tener sub-órdenes.

Firmas de conformidad

En Conformidad se registran dos firmas:

• Firma del técnico.
• Firma de quien recibe (el cliente o su encargado).

Cada botón abre una ventana con Nombre y apellido *, DNI y el recuadro para firmar. Hacé clic en Guardar firma. Si hay que repetirla, el botón pasa a Volver a firmar (técnico) o Volver a firmar (recepción).

Es una conformidad de recepción del servicio, no una firma digital (Ley 25.506). Lo más práctico es que firmen en el celular del técnico, desde el portal.

⚠️ Importante: con la configuración por defecto, una orden facturable no se cierra sin las dos firmas. Si en tus trabajos no hay nadie que reciba, podés desactivar la exigencia en la configuración. Ver Configuración del taller.

Totales

Quien ve importes tiene, al final del detalle:

• Mano de obra · N h: lo facturable.
• Mano de obra sin cargo (no se factura).
• Repuestos.
• Repuestos planificados (todavía no suman).
• Cubierto por contrato: lo que descuenta el contrato del equipo.
• A facturar al cliente (neto, + IVA si corresponde) o, en internas, Costo a imputar al equipo.
• Costo real (historial del equipo): lo que realmente costó (horas al costo hora y repuestos al costo). No baja por el contrato ni por lo sin cargo.

Cerrar la orden

Con la orden en Lista, hacé clic en ✓ Cerrar orden.

1. Revisá la Modalidad: es la última oportunidad de cambiarla.
2. Elegí cómo queda el equipo en El equipo queda (por defecto, Operativo).
3. Hacé clic en Confirmar cierre.

Qué pasa según la modalidad:

• Facturable: se genera la venta por el total a facturar, + IVA si tu empresa es Responsable Inscripta, con el débito en la cuenta corriente del cliente. Con ARCA se emite la factura electrónica; sin ARCA, una proforma. Si la orden tiene OC del cliente, la factura dice "OC Nº …". Te muestra el número de venta: la encontrás en Ventas.
• Interna: no se factura. Se registra un gasto aprobado, en la categoría Mantenimiento de equipos, por el costo sin los repuestos que ya salieron del depósito (esos ya se descontaron del stock). Si en la configuración desmarcaste Incluir la mano de obra en el gasto de las órdenes internas (técnicos propios que cobran por Sueldos), tampoco lleva la mano de obra. Si no queda nada para imputar, no se crea gasto. Ver Gastos y Configuración del taller.
• Facturable sin nada que cobrar (todo sin cargo o cubierto por contrato): se cierra sin comprobante ni gasto. El costo queda en el Costo real del historial del equipo.

Además, al cerrar:

• Se fija la garantía del trabajo (mano de obra y repuestos, con los días de la configuración). Ver Garantías.
• Si la orden venía de un plan preventivo, el plan se reprograma y te dice cuándo es el próximo service.
• Si quedaron sub-órdenes abiertas, te lo avisa.

⚠️ Importante: cerrar no se puede deshacer. Si la factura salió mal, se corrige con una Nota de Crédito desde Facturas. Ver Notas de crédito y débito.

Si hay horas en $0

Si una orden facturable tiene horas con valor hora en $0 (y no están marcadas sin cargo ni cubiertas por contrato), el cierre se frena y te pregunta:

• Si tenés tarifa general: ¿Aplicar la tarifa general a esas horas y cerrar? Al aceptar, esas horas toman la tarifa.
• Si no, o si preferís no aplicarla: ¿Cerrar igual con esa mano de obra en $0 (no se cobra)?

Cerrar "según el presupuesto"

Hay talleres que no cargan horas ni checklist en la orden: trabajan por presupuesto. Si lo cargado en la orden suma menos que el presupuesto aprobado del aviso, al cerrar aparece ¿Contra qué se factura esta orden? con dos botones:

• Según el presupuesto (se hizo lo presupuestado): factura los renglones del presupuesto aprobado, sin cargar líneas.
• Según lo cargado en la orden: factura lo que tiene la orden.

Si querés que la factura muestre otro detalle, cancelá y cargá una línea de mano de obra con tu descripción e importe.

Facturación anticipada (anticipo)

Para clientes que pagan antes de empezar (o con contrato de facturación anticipada, que la orden te recuerda con un aviso amarillo):

1. En la orden abierta, hacé clic en 🧾 Facturar ahora (anticipado).
2. En ¿Qué se factura? elegí El presupuesto … (lo que aprobó el cliente) o Lo cargado en la orden (horas y repuestos, incluso los previstos). Si no hay presupuesto, se factura lo cargado.
3. Revisá las líneas y el Neto a facturar.
4. Hacé clic en Emitir factura y confirmá. Es un comprobante fiscal: no se deshace.

Después, cobrá el anticipo desde Ventas o Facturas cobrando un monto parcial: el resto queda en la cuenta corriente del cliente. Ver Registrar cobros y pagos.

La orden muestra Facturada por adelantado con la fecha y el neto. Al cerrarla se compara lo trabajado con lo facturado:

Si lo cargado no coincide con lo facturado, el cierre te pregunta: Según lo facturado (se hizo lo facturado), que no emite nada más, o Según lo cargado en la orden, que factura la diferencia o pide la Nota de Crédito.

⚠️ Importante: una orden facturada por adelantado no se puede cerrar como interna ni cancelar mientras la factura esté viva: primero emití la Nota de Crédito total (o anulá la venta, si fue proforma).

La orden de compra del cliente

En Orden de compra del cliente registrás la OC con la que el cliente contrata el trabajo. Si la cargaste en el aviso, la orden ya la trae.

• 📎 Adjuntar OC del cliente: número, fecha, importe opcional, notas y el archivo (PDF o foto, hasta 5 MB). Necesita que la orden tenga cliente.
• Una misma OC puede cubrir varias órdenes: al adjuntar, elegí Una OC ya cargada (cubre varias órdenes). Si tipeás un número que ya existe, el sistema te ofrece vincular la misma.
• Si cargaste el Importe, ves cuánto se facturó contra la OC y cuánto queda disponible. Si se pasa, aparece "Lo facturado supera el importe de la OC. Pedile al cliente una ampliación.".
• 📄 Ver OC abre el archivo. ✎ Editar OC cambia sus datos. Desvincular la saca de la orden (la OC no se borra).

Una vez que la orden está facturada, la OC ya salió impresa en la factura: no se puede cambiar ni desvincular. Si la OC tiene órdenes facturadas, su número y su importe quedan fijos; las notas y el archivo sí se pueden cambiar.

✅ Consejo: si el cliente manda OC, adjuntala antes de facturar por adelantado.

Cancelar una orden

Hacé clic en Cancelar orden y confirmá. Los repuestos consumidos vuelven al stock, el equipo vuelve a Operativo y, si el técnico tenía el evento en su calendario, le llega la cancelación. Se puede cancelar desde cualquier estado abierto menos Lista (primero pasala a En reparación).

Borrar una orden

Para órdenes basura o mal creadas. Solo el Administrador ve el botón 🗑 Borrar orden en el detalle (también en una orden cancelada); desde el portal del técnico no se puede.

Al confirmar se borran sus horas, repuestos, checklist y firmas. Los repuestos que ya salieron del depósito vuelven al stock, las mediciones quedan en el historial del equipo y, si la orden nació de un aviso, el aviso vuelve a quedar listo para Convertir en orden de servicio. El número de la orden queda salteado.

No se puede borrar (te dice por qué) si la orden:

• está cerrada;
• tiene una venta o factura asociada (por ejemplo, facturación anticipada): anulala o emití la nota de crédito y dejá la orden cancelada;
• tiene un remito emitido: anulalo primero;
• tiene sub-órdenes: borralas o cancelalas primero.

Si el trabajo simplemente no se va a hacer, usá Cancelar orden: queda el registro.

Buscar y filtrar

Arriba del listado: buscador (número, equipo, cliente, técnico, falla u OC), Estado, Facturables e internas / Facturables / Internas, y Todas / Solo abiertas. Por defecto se ven todas, incluidas las cerradas y canceladas.

Las columnas son N°, Equipo, Cliente, Tipo, Técnico, Estado (con "⏱ SLA vencido" si corresponde), Programada, Realizada, Total (si ves importes; en internas es el costo) y Acciones (🖨 PDF y Abrir).

Si algo no sale como esperabas

"Describí la falla o el trabajo a realizar". Completá Falla o trabajo a realizar.

"No hay repuestos faltantes en esta orden: no corresponde espera_repuesto". Para pasar a Espera repuesto tiene que haber al menos un repuesto faltante.

"Sin stock en el depósito: la línea quedó como FALTANTE y no se descontó nada…". Emití la OC desde la línea o transferí stock al depósito. Ver Transferencias entre depósitos.

"Este repuesto está planificado: primero retiralo del depósito…". La OC se emite sobre un faltante, no sobre un planificado. Retiralo: si no hay stock, queda faltante y ahí aparece Emitir OC.

"Hay N repuesto(s) planificado(s) sin retirar…". Retiralos o quitalos antes de cerrar.

"Falta la conformidad firmada: …". Faltan firmas. Cargalas, o desactivá la exigencia en la configuración.

"Una orden en … no se cierra. Tiene que estar en lista." Pasala a Lista primero.

"La orden facturable necesita cliente para emitir el comprobante". Editala y cargá el cliente, o cerrala como interna.

"La orden está cerrada y no se edita". Una orden cerrada o cancelada queda como registro.

"El repuesto ya salió en el remito …: anulá el remito antes de quitarlo". Anulá el remito desde la tabla Remitos internos de la orden y después quitá el repuesto. Ver Remitos internos.

"No se puede borrar: tiene N parte(s) de trabajo con horas cargadas". Quitá primero las horas de ese paso.

"La orden ya se facturó por adelantado… Para cancelarla, primero emití la Nota de Crédito total…". Emití la NC desde Facturas y volvé a cancelar.

"Facturar requiere ver importes del Taller (permiso de costos)." Tu rol no ve importes. Pedíselo a un Administrador.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar de facturable a interna? Sí, editando la orden o en la ventana de cierre. Después de cerrada, no.

¿Cómo cobro un recargo por sábado o urgencia? Tipeá el valor hora en esa línea de mano de obra.

¿El contrato baja el costo real? No. El contrato baja lo que se le factura al cliente; el costo real del equipo queda intacto.

¿Dónde queda la factura? En Ventas, con el número que te muestra el cierre, y el débito en la cuenta corriente del cliente.

¿El técnico puede cerrar la orden? No. Desde el portal la pasa a Lista y la oficina la cierra.

¿El técnico puede crear una orden? Sí, si en la configuración elegiste Solo órdenes de servicio o Avisos y órdenes en Qué puede crear el técnico desde su portal. La orden queda a su nombre y te llega el aviso en la campanita. Ver Configuración del taller.

Ver también

• Avisos y presupuestos
• Remitos internos
• Agenda de técnicos
• Garantías
• Técnicos y portal del técnico
• Órdenes de compra
• Emitir la factura electrónica

Actualizado: 15/10/2026