Facturas de compra

Cargá la factura que te manda el proveedor. Es el paso que genera la deuda en su cuenta corriente, el que alimenta el Libro IVA Compras con tu crédito fiscal y, si la compra no tiene orden, el que hace entrar la mercadería al stock.

Antes de empezar

• El módulo Compras tiene que estar activo.
• Tené el comprobante del proveedor a mano. Si es un PDF con el QR de ARCA (ex AFIP), la carga es casi automática.
• Para la carga automática por casilla de correo, configurá antes la casilla. Ver Configurar mi casilla de correo.
• Revisá la Configuración de Compras: ahí se define si la mercadería entra al confirmar la factura y qué jurisdicciones de Ingresos Brutos te ofrece el formulario.
• Para hacer entrar mercadería al stock necesitás el módulo Inventario activo y al menos un depósito.

Los tres caminos para cargar una factura

Los tres usan el mismo formulario, así que se carga igual en todos los casos.

Paso a paso — + Nueva factura

1. Elegí el proveedor y cargá la cabecera

Buscá el proveedor por nombre o CUIT. Completá Tipo, N° comprobante, Fecha, Vencimiento y Moneda (si es en dólares, también el Tipo de cambio).

Si ese proveedor tiene órdenes de compra sin facturar, aparece un aviso amarillo con sus números. Si la factura es de una de esas órdenes, cerrá el formulario y cargala desde la orden: así la mercadería no entra dos veces.

2. Cargá los ítems

Por cada renglón de la factura:

• Producto: buscalo por nombre, código de barras o código del proveedor. Si no existe, elegí + Crear producto "…" para darlo de alta en el momento. Dejalo vacío si el renglón es un flete, un servicio o un gasto.
• Cód. prov.: el código con el que el proveedor identifica el artículo en su factura. Al confirmar la factura queda guardado en el producto para ese proveedor: la próxima vez lo encontrás buscando por ese código y, al elegir el producto, el código se completa solo.
• Cant., P. unit. neto (el precio sin IVA), Bonif % y IVA %.

Facturas B y C. No discriminan IVA: cuando elegís el tipo B o C, los renglones quedan en Sin IVA y cargás el precio con el IVA incluido (no generan crédito fiscal).

El formulario calcula el neto de cada renglón, el neto gravado y el IVA.

3. Completá los importes

Revisá el IVA (podés corregirlo si el papel dice otra cosa por redondeo), y cargá No gravado y Exento si la factura los trae (por ejemplo, en combustibles).

4. Cargá las percepciones

Si el proveedor te cobró percepciones, agregá una fila por cada una con los botones + IVA, + Ingresos Brutos, etc. En cada fila:

• Impuesto: IVA, Ingresos Brutos, Ganancias, Municipal, Impuestos internos u Otra.
• Jurisdicción: solo para Ingresos Brutos. Es obligatoria para confirmar.
• CUIT del agente: viene con el CUIT del proveedor. Cambialo solo si te percibió otro.
• Régimen: opcional. Lo pide SIFERE.
• Importe.

Al elegir el proveedor, el formulario propone las mismas percepciones de su última factura, con el importe vacío.

5. Revisá el total

El Total del comprobante se calcula solo. Si el papel dice otro número, escribilo: manda el total del comprobante. Si no coincide con la suma, el formulario te lo avisa en naranja, pero te deja guardar.

6. Decidí qué pasa con la mercadería

Si hay renglones con producto, aparece el recuadro Ingresa mercadería al stock (tildado). Elegí el Depósito y:

• Recibir ahora todo: al confirmar, la mercadería entra al depósito en el mismo paso.
• Recibir después / parcial: la factura queda con 📦 Mercadería por recibir y la recibís después con 📦 Recibir pendiente. Ver Recepción de mercadería.

Destildá Ingresa mercadería al stock si la factura es de algo que no querés llevar al inventario.

7. Guardá o confirmá

• Guardar borrador: la factura queda en la Bandeja sin impactar en nada. La terminás más tarde con Revisar.
• Confirmar: genera la deuda en la cuenta corriente del proveedor y, si elegiste Recibir ahora, suma el stock. Todo junto: si algo falla, no se guarda nada.

Paso a paso — desde la orden de compra

1. Abrí la orden ya recibida

En Órdenes de Compra, en una orden Recibida parcial o Recibida total, hacé clic en Facturar.

2. Cargá los datos del comprobante

Se abre el mismo formulario, con el proveedor, la moneda y los productos de la orden ya cargados (con la cantidad recibida). Completá N° comprobante, el IVA de cada renglón, las percepciones y, si la orden es en dólares, el tipo de cambio.

Desde la orden no aparece el recuadro de mercadería: la mercadería de una orden entra solo con la recepción de la orden.

3. Adjuntá el archivo (opcional)

En Adjuntar factura del proveedor (PDF/imagen, opcional) podés subir el PDF o la foto de la factura. Se guarda con el comprobante y después se descarga con el botón 📎.

4. Registrá

Registrar factura genera la deuda en la cuenta corriente del proveedor. Si la orden ya estaba Recibida total, pasa a Facturada.

Paso a paso — Bandeja de comprobantes

1. Subí el PDF

En Compras → Facturas de compra, arrastrá el PDF al recuadro de la 📥 Bandeja de comprobantes o hacé clic para elegirlo.

Por ahora la bandeja acepta solo PDF. Los escaneos en imagen se cargan a mano.

2. Mirá qué leyó el sistema

El sistema lee el QR de ARCA del comprobante y saca el CUIT, el número, la fecha, los importes y el CAE. Si el CUIT no coincide con ningún proveedor tuyo, crea uno nuevo con ese CUIT y un nombre provisorio: acordate de completarlo en Datos Maestros → Proveedores.

3. Revisá

Revisar abre el mismo formulario de + Nueva factura con lo que leyó el sistema. Corregí lo que haga falta, vinculá cada ítem con su producto si es mercadería y cargá las percepciones (el QR de ARCA no las trae: siempre se cargan a mano).

Desde Revisar podés Guardar (sigue en la bandeja) o Guardar y confirmar.

4. Confirmá o descartá

• Confirmar (o Guardar y confirmar) genera la deuda en la cuenta corriente del proveedor y saca el comprobante de la bandeja. Pasa a la lista de facturas con estado Pendiente. Si tiene mercadería, entra al stock según lo que elegiste.
• ✕ descarta el comprobante. No impacta en ninguna cuenta y se borra del todo, así que podés volver a subir el mismo archivo más adelante.

Mientras un comprobante está en la bandeja no afecta a ninguna cuenta.

✅ Consejo: si usás Belleza y el proveedor es un profesional con una liquidación de comisiones esperando su factura, al tocar Confirmar se abre ¿Esta factura es de una liquidación de comisiones?. Elegí la liquidación y tocá Vincular y confirmar: la factura queda pagada (las comisiones ya se pagaron) y solo suma al Libro IVA. Si es una compra común, tocá No, es una factura común.

Campos del formulario

Cómo funciona

La deuda sale del Total. El neto, el IVA y las percepciones alimentan el Libro IVA: la deuda que se carga en la cuenta corriente del proveedor es el Total, que incluye las percepciones (el proveedor te las cobra).

Las percepciones se cargan en todos los caminos. Nueva factura, Bandeja y orden de compra tienen la misma grilla de percepciones, y el tipo de cambio se guarda siempre.

Las percepciones no son costo. Son un pago a cuenta de tus impuestos: van al Libro IVA y al reporte de Retenciones y percepciones, nunca al costo de la mercadería.

Una percepción de Ingresos Brutos necesita su jurisdicción para confirmar. En un borrador la podés dejar vacía; al confirmar, el sistema te la pide. La jurisdicción es la que después usás para la declaración jurada de Ingresos Brutos o SIFERE.

Corregir la jurisdicción, el régimen o el CUIT del agente después de confirmar. En 👁 Ver, cada percepción tiene Editar datos (o Completar jurisdicción si le falta). Funciona aunque la factura ya tenga pagos, porque no cambia importes ni la cuenta corriente. Los importes de las percepciones se cambian editando la factura (solo sin pagos).

El costo de la mercadería sale de la factura. Es el precio unitario neto con la bonificación aplicada. Si tu empresa es Monotributista o Exenta, se le suma el IVA del renglón; si es Responsable Inscripta, no (el IVA es crédito fiscal). Si la factura es en dólares, se multiplica por el tipo de cambio. Los renglones sin producto (flete, servicios) no mueven stock ni suman al costo.

La factura de una orden nunca mueve stock. La mercadería de una orden entra con la recepción de la orden. Solo las facturas sin orden pueden hacer entrar mercadería.

Un comprobante en revisión no impacta en nada. Ni cuenta corriente, ni stock, ni Libro IVA, ni cuentas a pagar. Recién al Confirmar empieza a contar.

No se repiten los números. El sistema no acepta dos comprobantes con el mismo número para el mismo proveedor. Si subís un archivo que ya cargaste, avisa "Ya existe un comprobante con ese número para ese proveedor".

Editar una factura confirmada reescribe la deuda. Se edita con el botón Editar del listado (o, si es de una orden, desde el detalle de la orden: Ver → Editar al lado de la factura). Al guardar, el sistema revierte la deuda anterior con un contra-asiento y registra la nueva por el importe corregido. Por eso solo se puede editar una factura sin pagos registrados.

Si la factura ya hizo entrar mercadería, solo se corrige la cabecera. Podés cambiar número, fechas, percepciones y notas, pero no los ítems, las cantidades, los precios ni la moneda: el stock y el costo ya se calcularon con esos datos.

Anular revierte la deuda. El botón Anular (en el listado o en el detalle de la orden) saca la factura del listado y registra en la cuenta corriente del proveedor un crédito "Reversa factura de compra …" por el total: el saldo vuelve a como estaba y los dos movimientos quedan a la vista. Si la orden de compra estaba Facturada y no le queda ninguna otra factura, vuelve a Recibida total o Recibida parcial.

Una factura que ya hizo entrar mercadería no se anula. Anularla dejaría el stock y el costo inflados. Se corrige con una nota de crédito de compra.

Una factura con pagos no se edita ni se anula. Es a propósito: cambiarla dejaría descuadrada la cuenta corriente. Lo mismo si tiene notas de crédito aplicadas: primero se anulan las notas de crédito.

Anular deja el número libre. Si después cargás otra factura del mismo proveedor con el número de una anulada, se acepta: la anulada pasa a mostrarse como "… (anulada xxxxxx)" y conserva todo su rastro.

El comprobante en revisión se descarta del todo. No queda como registro anulado. Es la diferencia con anular una factura confirmada, que sí deja rastro.

La factura de compra no se emite ante ARCA. Es un comprobante que recibís, no que emitís: se registra tal como te lo mandaron.

Nota de crédito de compra

Cuando el proveedor te manda una nota de crédito (por una devolución, un descuento, una diferencia de precio o una bonificación), cargala acá. No la cargues como una factura: sumaría deuda en vez de restarla (el sistema lo frena con un aviso).

Dónde: en el listado de Facturas de compra, botón NC de la factura que corrige, o botón + Nota de crédito arriba (para elegir el proveedor y, si corresponde, la factura).

1. Elegí la factura que corrige (si entraste desde el botón NC ya viene elegida). Si la nota es una bonificación general que no corrige ninguna factura, elegí "Sin factura (bonificación general)".
2. Completá Tipo NC (A, B, C, M o E), N° de la NC (el del comprobante del proveedor) y Fecha. La moneda es la de la factura.
3. Tildá los ítems de la factura que acredita y ajustá cantidad o precio. El botón Toda la factura tilda todo con las cantidades completas y copia las percepciones.
4. Si la nota revierte percepciones, cargá su importe en Percepciones que revierte la NC.
5. Revisá el Total de la NC (dejalo vacío para usar el calculado).
6. Si devolviste mercadería, tildá Devuelve mercadería y elegí el depósito del que sale.
7. Registrar nota de crédito.

Qué hace al registrarla (nace aplicada, no queda en borrador):

• Baja la deuda con el proveedor: un crédito en su cuenta corriente por el total.
• Baja el saldo de la factura que corrige. Si la factura ya estaba pagada (o la nota supera lo que debía), lo que sobra queda a favor en la cuenta corriente del proveedor.
• Resta en el Libro IVA Compras (y en la Posición de IVA y el reporte de percepciones). En el archivo para ARCA va como nota de crédito (código 003, 008, 013…).
• Con "Devuelve mercadería": las unidades salen del depósito al costo promedio actual (el costo no cambia). En el kardex figura como "Devolución a proveedor".
• Sin devolución (descuento o diferencia de precio): el stock y el costo de los productos no cambian.

Límites: la nota no puede superar lo que queda por acreditar de la factura (su total menos las notas de crédito ya cargadas). Solo se devuelve lo que entró al stock por esa factura y todavía no se devolvió con otra nota. Devolver mercadería requiere permiso de Recepciones (si no lo tenés, cargá la nota sin devolución y el depósito hace el ajuste). Las facturas de profesionales de Belleza no llevan nota de crédito: se corrigen anulando la liquidación.

Para corregir una nota de crédito, anulala y cargala de nuevo (no se edita ni se paga). Anularla vuelve todo atrás: la deuda con el proveedor, el saldo de la factura y, si devolvió mercadería, las unidades vuelven a entrar al mismo depósito ("Anulación de devolución a proveedor").

El listado de facturas

Debajo de la bandeja está el listado Facturas de compra, de a 50 por página, con las columnas N°, Proveedor, Orden, Fecha, Vto. (en rojo si está vencida e impaga), Total, Pagado, Estado y Acciones. Arriba tenés los botones ⚙ Configuración de Compras (Administrador y Editor), + Nota de crédito y + Nueva factura, el buscador Buscar por N°, proveedor u orden..., el filtro de estado (Pendiente, Parcial, Pagada, Adeudadas, Vencidas), el filtro Facturas y notas de crédito / Solo facturas / Solo notas de crédito, un rango de fechas y la casilla Mercadería por recibir.

Las notas de crédito aparecen con la etiqueta violeta NC A/B/C, el total en negativo, cuánto se aplicó a la factura y el estado NC aplicada. En Pagado, una factura con notas de crédito muestra "incl. NC …": ese importe lo canceló la nota, no un pago.

Debajo del estado, las facturas con mercadería pendiente muestran 📦 Mercadería por recibir o 📦 Recibida en parte.

En cada fila: 👁 Ver (el detalle con importes, cada percepción con su jurisdicción, ítems, recepciones y notas de crédito), 📎 (el adjunto, si tiene), 📦 Recibir pendiente (si tiene mercadería por recibir; lo ven quienes registran recepciones), Editar (si no tiene pagos), Pagar (si no está pagada; solo lo ven el Administrador y el Editor, que son quienes registran pagos), NC (cargar una nota de crédito sobre esa factura) y Anular (si no tiene pagos). Una nota de crédito solo tiene 👁 Ver, 📎 y Anular.

La casilla de comprobantes por email

Si configurás una casilla dedicada (por ejemplo compras@tuempresa.com), el sistema la revisa cada 10 minutos, baja los PDF adjuntos y arma los borradores en la bandeja, sin que subas nada a mano.

Se configura en Sistema → Configuraciones, en el bloque 📧 Bandeja de comprobantes por email (IMAP). Solo se procesan los correos que llegan a partir de que la activás: el historial anterior no se toca.

Ver Bandeja de comprobantes por email.

Si algo no sale como esperabas

Preguntas frecuentes

¿Puedo cargar una factura sin orden de compra? Sí, con + Nueva factura o por la Bandeja de comprobantes. Queda asociada al proveedor, sin orden, y puede hacer entrar la mercadería al stock.

¿Puedo asociar una factura a una orden después de cargarla? No. La asociación se define al cargarla: desde la orden queda asociada; con + Nueva factura o la bandeja queda suelta. Por eso, si el proveedor tiene órdenes sin facturar, el formulario te avisa antes de que cargues la factura suelta.

¿Qué pasa si compro un producto que todavía no está cargado? En el renglón, escribí el nombre y elegí + Crear producto "…". Se crea en el momento y queda vinculado al renglón.

¿Una factura de compra suma al Libro IVA? Sí, al Libro IVA Compras, con el neto, el IVA, el no gravado, el exento y cada percepción. Ver Libro IVA.

¿Cómo cargo una nota de crédito del proveedor? Con el botón NC de la factura que corrige (o + Nota de crédito). Ver Nota de crédito de compra. No la cargues como una factura más: sumaría deuda en lugar de restarla.

¿Y si el proveedor me devolvió la plata de la nota de crédito? La nota deja el importe a favor en su cuenta corriente. Si además te transfirió, registrá ese ingreso en Tesorería.

¿Y una nota de débito del proveedor? Todavía no se carga desde Compras. Si te la mandó, consultá con tu contador cómo registrarla mientras tanto.

¿Puedo volver a usar el número de una factura que anulé? Sí. La anulada queda en el historial como "… (anulada xxxxxx)" y el número queda libre para la factura correcta.

¿Puedo cambiar el adjunto? Sí. Subir un archivo nuevo reemplaza al anterior.

Ver también

• El circuito de compras
• Órdenes de compra
• Recepción de mercadería
• Cuentas a pagar
• Configuración de Compras
• Retenciones y percepciones
• Bandeja de comprobantes por email
• Configurar mi casilla de correo
• Libro IVA

Actualizado: 10/10/2026